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Ayuda en coordinación de equipos cuando se utiliza Administración de Proyectos

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Lo que necesitas sabes de la matriz RACI

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Lo que necesitas sabes de la matriz RACI

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La importancia de la comunicación

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RACI es un acrónimo que se utiliza para describir los cuatro roles clave más utilizados para definir y compartir las responsabilidades de un equipo.

La matriz RACI ayuda a los equipos a:

En resumen: El Responsable debe completar el trabajo. El Aprobador debe asegurarse de que el trabajo se haga. El Consultado recibe consultas sobre el trabajo. El I nformado recibe información sobre el resultado.

Veamos más en profundidad cada uno de estos roles:

R esponsable: son los que hacen. Los trabajadores o las partes interesadas que realmente hacen el trabajo y completan la tarea en cuestión. Puede ser un individuo o un grupo de personas.

A probador: es el propietario del proyecto. Esta persona normalmente delega el trabajo y, en última instancia, da su aprobación cuando una tarea está completa. Da el visto bueno para seguir avanzando. Solo puede haber una sola persona asignada a este rol.

C onsultado: aquellos que hacen los comentarios. Este es un grupo de personas que está al tanto del proyecto y brinda sugerencias durante el proceso, pero no está trabaja en el proyecto ni toma decisiones clave. Estas personas tienden a ser expertas en la materia.

Informado: las personas que necesitan saber sobre el proyecto. Una vez que una tarea o un proyecto se completa, este es el grupo de individuos al que debe informarse. Esto puede hacerse de varias maneras, ya sea mediante un correo electrónico o una notificación automática .

Por lo general, el método RACI se visualiza usando un modelo o una matriz.

¿Qué es una matriz RACI?

Una matriz RACI (en ocasiones denominada modelo RACI o matriz de asignación RACI) sirve como herramienta para ayudar a representar visualmente las diversas funciones y responsabilidades de un proyecto.

Crear tu matriz es tan simple como completar los siguientes cuatro pasos:

1. Identificar a cada una de las partes interesadas: enumera a cada una de las partes interesadas (patrocinador del proyecto, jefe de equipo, miembro del equipo 1, miembro del equipo 2, etc.) a lo largo de la parte superior de la matriz.

2. Identificar todas las tareas: enumera todas las tareas en el lado izquierdo del gráfico. Nota: En función de la complejidad de tu proyecto, las tareas pueden ser segmentos de alto nivel e incluir varias subtareas.

3. Completar la matriz: ahora viene la parte divertida. Agrega una letra o la palabra completa a cada celda de la matriz. Responsable o Aprobador o Consultado o Informado. Nota: En monday.com, cada una de las 4 palabras o letras puede codificarse por color para identificarlas más rápido.

4. Limpiar la matriz: recuerda que cada tarea y subtarea solo puede tener un aprobador. Además, cada tarea y subtarea debe tener al menos un responsable.

Es fundamental que todos los miembros del equipo (las partes interesadas) sean parte de la matriz RACI y aprueben su uso. Analiza y discute los roles y las responsabilidades, en la medida de tus posibilidades, antes de comenzar a implementar el método.

Además, la matriz RACI no tiene que ser un documento estático. La flexibilidad es la clave. Permite cambios a lo largo del proceso.

Cuándo usar una matriz RACI (y cuándo no)

En términos generales, una matriz RACI es más adecuada para proyectos más grandes y complejos, ya que ayuda a la organización y la rendición de cuentas.

En ocasiones, en proyectos más grandes, puede haber confusión en cuanto a las funciones y responsabilidades. Con la matriz RACI se crea una estructura que elimina esta incertidumbre. Además, si hay rotación dentro del equipo, un miembro nuevo puede rápidamente encajar en el rol que se le ha asignado para mantener el proyecto en marcha.
Nota: Aunque ciertamente se puede aprovechar el método RACI para proyectos más pequeños, el método ágil puede ser tu mejor opción en esos casos.
La matriz RACI también es útil cuando la visualización es importante: visualizar la carga de trabajo, visualizar la toma de decisiones, etc. Como puedes ver en la imagen a continuación, cualquiera puede ver rápidamente los roles y las responsabilidades de cada miembro del equipo:

Por último, este método es útil cuando se necesita ayuda para identificar cualquier laguna en la rendición de cuentas: ¿hay alguna persona en el equipo del proyecto que no esté haciendo lo que debe hacer? Con una matriz RACI este vacío se hace más evidente.

Algunos ejemplos de una matriz RACI en el mundo real

Una matriz RACI suena muy bien en teoría, pero ¿cómo se aplica en el mundo real de los negocios?

Estos son algunos ejemplos: Lanzamiento de una página de ayuda nueva en el sitio web de tu empresa: El equipo de diseño sería el R esponsable de completar el trabajo. El director del proyecto sería el A para la mayoría de las tareas, que se desglosarían una por una en la matriz. El jefe de atención al cliente, cuyo equipo será el más afectado directamente por la página de ayuda nueva, podría ser el C sobre el contenido de la sección y el equipo de marketing sería el I, ya que recibiría la información sobre el resultado para poder promocionar la sección nueva.

Creación de un programa para la incorporación de empleados nuevos: Los miembros del equipo de recursos humanos (RR. HH.) probablemente serían los R esponsables de asegurarse de que el trabajo se haga, mientras que el director de RR. HH. sería el A del producto final. Cada líder de equipo sería un Cya que querrán asegurarse de que su equipo esté representado en la capacitación. Y, por último, los miembros de la gerencia serán los I, ya que recibirán información sobre el producto final.
Para empezar, descarga la plantilla intuitiva de la matriz RACI de monday.com.
Las opciones son realmente ilimitadas.

Ahora es tu turno.

Luego, personaliza tu plantilla nueva según tus necesidades: agrega tus tareas, reorganiza según tus prioridades y crea un plan personalizado que se ajuste a tus necesidades.

Por último, comparte tu nueva matriz RACI con tu equipo: asigna miembros del equipo a cada tarea y supervisa el progreso de tu plan en cada una de sus etapas.

Get your raci matrix template

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Lo que necesitas saber sobre la matriz RACI (con ejemplos)

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RACI es un acrónimo que se utiliza para describir los cuatro roles clave más utilizados para definir y compartir las responsabilidades de un equipo. La matriz RACI ayuda a los equipos a: En resumen: El Responsable debe completar el trabajo. El Aprobador debe asegurarse de que el trabajo se haga.

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Un ejemplo desarrollado de matriz RACI

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Muy interesante la herramienta, lo malo es la capacidad que tiene en el modelo "Free". 20Mb es muy reducido pero sin duda, se puede utilizar en el ambiente empresarial para presentar datos y números de reportes que debamos coordinarnos mejor

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Es una muy buena herramienta, parte basica para cualquier proyecto grande que realicemos

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Esto nos puede servir mucho

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Tiempo de lectura: aproximadamente 7 min

Publicado por: Lucid Content Team

Ya te ha pasado. Empiezas un gran proyecto y, al principio, todo parece ir bien. La hoja de ruta del proyecto es detallada e integral. Ya estableciste tus hitos. El equipo está muy animado. Los ejecutivos están satisfechos.

Sin embargo, pronto todo comienza a desmoronarse. No se cumplen los plazos. Se olvidan las tareas. De repente, todo tu proyecto perdió el rumbo.

¿Qué salió mal?

Lo más probable es que no hayas aclarado los roles y las responsabilidades del proyecto en tu hoja de ruta. Y eso es un factor crucial para el éxito de cualquier proyecto. Sin ellos, los proyectos pueden perder el rumbo rápidamente y las partes interesadas se quedan tratando de armar el rompecabezas.

Ingresa a la matriz RACI. La matriz RACI ayuda a los administradores de proyectos a optimizar sus procesos garantizando que cada miembro del equipo y cada parte interesada comprenda sus funciones específicas. Descubre por qué la matriz RACI es importante y cómo puedes aprovecharla en tu próximo proyecto importante.

Ejemplo de diagrama de la matriz RACI (haz clic en la imagen para modificarla en línea)

Características del modelo RACI

¿Qué es una matriz RACI? Una matriz RACI es un diagrama que define y documenta la propiedad y la responsabilidad de cada etapa de tu proyecto. Dentro de la matriz se trazan todas las tareas, hitos y decisiones del proyecto.

El término RACI es un acrónimo (en inglés) que designa cuatro funciones principales dentro de un proyecto:

Encargado: una o varias personas que están a cargo de completar la tarea o función asignada. Son responsables de terminar el trabajo o tomar una decisión. Son los "realizadores".

Responsable: la persona responsable de que el trabajo se concluya satisfactoriamente (es decir, el "propietario" del trabajo). Esta persona aprueba el trabajo final completado, y el encargado le rinde cuentas. Normalmente, el patrocinador del proyecto cumple este rol.

Consultados: las personas que brindan la información y las aportaciones necesarias para el proyecto y las tareas. Por lo general, son expertos y desempeñan un papel activo en el proceso.

Informados: las personas o partes interesadas que deben mantenerse al tanto de los informes de progreso y las actualizaciones. No contribuyen directamente a las decisiones, pero deben conocerlas.

Ventajas del modelo RACI

El valor del modelo RACI es que es rápido y fácil de crear, además de ser una herramienta poderosa para mantener las expectativas, organizar las funciones y agilizar los procesos desde el principio hasta el final del proyecto.

¡Todo dentro de un diagrama sencillo que muestra todo de un vistazo!

El modelo RACI tiene varios beneficios clave que lo hacen especialmente valioso para los gerentes de proyectos. Este elemento visual:

Aclara las funciones y elimina la confusión.

Mantiene el rumbo de los proyectos y garantiza que nada se pierda.

Asegura transiciones y traspasos fluidos cuando hay una rotación.

Prioriza la comunicación entre los equipos y las partes interesadas.

Además de designar claramente los roles, la matriz RACI fomenta una mayor comunicación en todos los niveles. Al dar el mismo peso a la función de "Informado", las partes interesadas que podrían haber quedado excluidas de la conversación en otras circunstancias se mantienen dentro.

Aunque las partes interesadas "informadas", por lo general, no proporcionan información estratégica ni dirección, pueden operar de manera más eficaz en sus esferas de responsabilidad cuando saben lo que está sucediendo. La matriz RACI mejora la eficiencia y la eficacia del proyecto en el tablero.

Ejemplo de plantilla de la matriz RACI (haz clic en la imagen para modificarla en línea)

Cómo crear una matriz RACI para tu proyecto

Es fácil diseñar una matriz RACI atractiva. Sigue estos cuatro pasos para asignar estratégicamente roles y asignaciones dentro de un proyecto.

Paso 1: Lista de las tareas del proyecto

Reúnete con las partes interesadas clave para identificar todas las tareas, hitos o decisiones del proyecto. La lista debe incluir los entregables (tales como los productos) y las actividades, como las juntas.

Enumera estos elementos del proyecto en orden de finalización en el lado izquierdo de la matriz (eje Y).

Paso 2: Describe los roles dentro del proyecto

Identifica todos los roles en el proyecto (por lo general, puestos de trabajo) a lo largo de la fila superior (eje X) de la matriz. Por ejemplo, el eje X puede incluir roles, tales como el de administrador de proyectos, analista de negocios, desarrolladores, arquitecto técnico y director de tecnología.

Quizá descubras tareas adicionales para incorporar al eje conforme identifiques a todas las partes interesadas importantes para el proyecto. Agrégalas a la matriz según sea necesario.

Paso 3: Asigna las responsabilidades de RACI

Luego, revisa cada celda de la matriz y llena con el rol adecuado de RACI (encargado, responsable, consultado, informado).

Sigue con la lista de tareas hasta completar todo el modelo de la matriz RACI. Considera que las tareas pueden tener más de una parte encargada, pero solo debe haber una persona responsable por tarea.

Paso 4: Finaliza y aprueba

Una vez que tu matriz RACI esté completa, comparte el diagrama con todas las partes interesadas del proyecto y pide retroalimentación. Resuelve cualquier conflicto o problema con las asignaciones y luego obtén la aprobación final del modelo.

Asegúrate de aprobar el modelo antes de que comience el proyecto para que todos estén en sintonía.

Consideraciones

Para que la matriz RACI sea más eficaz, hay algunas cosas que deben tenerse en cuenta.

En primer lugar, verifica que cada tarea tenga asignado a un encargado y a un responsable. Sin embargo, ten cuidado con las tareas con muchos encargados, ya que puede hacer lento el proceso. Asigna solo a las personas necesarias para evitar las ineficiencias que resultan de que demasiadas personas participen en una sola tarea.

En segundo lugar, ten en cuenta que, a veces, hay funciones que no se ajustan al estándar. Por ejemplo, si bien cada tarea necesitará un encargado y un responsable, puede que no sea necesario informar o consultar sobre el trabajo. Y está bien. En especial en proyectos grandes con muchas piezas en movimiento, reducir el caos puede mejorar la eficiencia y la claridad.

En este caso, un modelo alternativo llamado RACIO puede funcionar bien. Incluye una designación "Omitido" o "Marginado" para aquellas funciones que no concuerdan perfectamente con el modelo de la matrix RACI.

Por lo tanto, si una tarea no requiere que todas las partes interesadas asuman un papel activo, puedes agregar una "O" a las partes interesadas que pueden ignorar esa tarea. Esta designación los libera para poder centrarse en el trabajo más relevante para su función. Al asignar roles estratégicamente dentro de la matriz RACI, puedes optimizar el modelo para una mayor eficiencia del proyecto.

Crea una matriz RACI en Lucidchart

Lucidchart es una plataforma de diagramación basada en la nube que ayuda a los administradores de proyectos muy ocupados a crear valiosos diagramas y flujos de procesos, incluidas las matrices RACI.

El valor real de una matriz RACI se deriva de una comunicación clara. Pero si las partes interesadas de tu proyecto no tienen fácil acceso a las asignaciones de RACI, tendrán dificultades para concentrarse en la tarea.

Lucidchart libera ese poder facilitando que los administradores compartan sus diagramas RACI con los miembros de su equipo mediante un solo clic. Debido a que Lucidchart funciona en la nube, tus recursos siempre están disponibles, sin importar dónde (o cuándo) los necesites.

Idealmente, tu proyecto seguirá el plan con exactitud. Lamentablemente, eso no siempre es realista. Cuando es necesario realizar cambios, un diagrama RACI flexible es obligatorio. Lucidchart te brinda la flexibilidad que necesitas para ajustar las funciones y asignaciones sin necesidad de comenzar todo de nuevo. Así, cuando se realizan cambios, los usuarios pueden ver de inmediato las actualizaciones y no perder el ritmo.

Usa Lucidchart para crear modelos de matriz RACI claros con facilidad, y nunca más dejes un proyecto rezagado.

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Acerca de Lucidchart

Lucidchart es la aplicación de diagramación inteligente que permite a los equipos aclarar la complejidad, alinear sus conocimientos y construir el futuro... más rápido. Con esta solución intuitiva basada en la nube, todos pueden trabajar gráficamente y colaborar en tiempo real mientras crean diagramas de flujo, prototipos, diagramas UML y mucho más.

Lucidchart, la alternativa en línea para Visio más popular, es utilizado en más de 180 países por millones de usuarios, desde gerentes de ventas que mapean las organizaciones objetivo hasta directores de TI que visualizan su infraestructura de red.

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Cómo la matriz RACI optimizará el ciclo de vida de tu proyecto

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La matriz RACI ayuda a los administradores de proyectos a optimizar sus procesos garantizando que cada miembro del equipo y cada parte interesada comprenda sus funciones específicas. Descubre por qué la matriz RACI es importante y cómo puedes aprovecharla en tu próximo proyecto.

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Buena herramienta para trabajo colaborativo, tiene la ventaja de poder subir cualquier tipo de contenido multimedia para hacer más dinámicas las actividades.

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excelente herrameinta para definir Prioridades

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Muy util para el trabajo en equipo.