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En el ámbito de la archivonomía, los documentos especiales ocupan un lugar fundamental debido a que representan una ruptura con el modelo tradicional del documento textual en soporte de papel. Diversos autores y organismos han aportado definiciones que permiten comprender la naturaleza de estos documentos, resaltando tanto sus características técnicas como su valor funcional dentro de los procesos archivísticos.

El siguiente mapa tiene como propósito analizar diferentes concepciones en torno a los documentos especiales, destacando las similitudes y diferencias entre las propuestas.

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Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

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Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

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“Los que se consideran con relación a la naturaleza del material que los forma, clasificándose de acuerdo al sistema que se implanta. Son los integrados con documentos o materiales diferentes a los escritos y que proporcionan información para la toma de decisiones”

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“Aplicamos esta denominación a los que no son textuales, En todos los archivos han existido siempre, pero hoy su entrada es masiva en cuanto a su producción se ha mecanizado y es de uso común. Lo que es su razón de ser y su origen”.

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“Son los que procesan y sirven documentos cuyo soporte no es papel”

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“Son una parte muy importante de la archivonomía, porque nos dan una opción distinta para conservar la información fuera de un soporte común que es el papel, nos ofrecen ventajas como la de agilizar el control y funcionamiento de los archivos. De esta forma día a día se realizan nuevas técnicas para crear información”

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“Los documentos que presentan alguna característica no convencional en el soporte”

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“…existen otros tipos documentales corrientes en nuestros archivos desde hace siglos –documentos gráficos- y otros cada día más abundantes –los informáticos-;

también podemos encontrarlos de distinta naturaleza: los iconográficos –dibujos, litografías…-, los fotográficos – positivos, negativos, placas de vidrio, videos, films…- y los sonoros – discos, cintas magnetofónicas, etc.-” a los cuales llama documentos especiales.

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“Los documentos considerados especiales son aquellos que presentan un formato y soporte diferente a los documentos textuales en papel”.

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Diccionario de terminología archivística de Colombia

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Diccionario de terminología archivística de Colombia

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“Comúnmente es una sección del archivo histórico, físicamente separado, encargado de la adquisición, preservación y difusión de documentos que presentan alguna característica no convencional sobre todo en el soporte… sin embargo también pueden caracterizarse por ser una sección que guarda documentos de uno o muy pocos tipos documentales o de uno o pocos temas, en soporte convencional.”

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“que no forman parte de un libro… siempre que estos se presenten de forma diferente, como un mapa en una diapositiva, o una publicación periódica en una microficha”

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“Aquellos que se contraponen a los tradicionales, retomando además el nombre de soportes audiovisuales en el cuerpo de su trabajo”.

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ACERVO ESPECIAL

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Los acervos especiales son esenciales en la archivonomía moderna, ya que amplían el concepto tradicional de documento, reflejan la evolución tecnológica y enriquecen la gestión documental al ofrecer diversidad de formatos y funciones dentro de los archivos.

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Cervantes, G. D. (2008). Los documentos especiales en el contexto de la archivística. México DF: Edición electrónica.

CSEVE, Magdalena, y ZOLTA, Bodi. El archivero de soportes especiales, una crisis de identidad, p. 1-2.

ENBA. Guía de autoaprendizaje de Acervos Especiales, Modalidad de Educación Abierta y a Distancia. México. 2004. Pág. 6.

FOTHERGILL, Richard. Materiales no librarios en las bibliotecas: guía práctica, p.13.

GARCÍA PANIAGUA, Ana Lilia y SOLORZANO Y NAVARRO, Dora Angélica. MUNDET, J. R. C. (1994). Manual de archivística (Vol. 63). Fundación Germán Sánchez Ruipérez. p. 288-289.

MOLINA NORTES, Juana, y LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa, p. 96.

Archivo General de la Nación (Colombia). Hacia un diccionario de terminología archivística, p. 12.

PESCADOR DEL HOYO, Ma. Del Carmen, El archivo, Instrumentos del Trabajo. Ediciones Norma. 1993. Madrid. Pág. 28.

VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. Administración de Documentos de Archivo. Planteos para el siglo XXI. Alfagrama. Ediciones. Buenos Aires. 2004. Pág. 75

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No son textuales ni en papel.

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Destaca su función práctica (toma de decisiones).

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Es contraposición al papel tradicional.

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Los identifica sobre todo como audiovisuales.

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EL soporte no es papel.

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Enfatiza su valor funcional en la gestión.

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Soporte diferente.

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Definición directa y técnica.

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Soportes diferentes.

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Propone una tipología detallada y visión histórica.

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La diferencia es el soporte.

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Los identifica como elementos que no pertenecen a un libro.

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El carácter no convencional.

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Añade el elemento clasificatorio para diferenciarlo.

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Reconoce que no son textuales.

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Aporta una visión histórica y evolutiva.

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Que el soporte no es convencional.

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Más general normativo, sin ejemplos.

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Los define por diferencia de soporte.

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Concepto técnico.

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El concepto de acervo especial viene a englobar un tipo de documento que de acuerdo a las diferentes definiciones, se caracteriza por estar constituido por un tipo de soporte especial, y comunmente diferente al papel. Lo que le confiere ese rasgo distintivo que permite catalogarlo como un acervo especial.

En este sentido, la mayor parte de definiciones enfatiza la diferencia en cuanto al soporte de este tipo de documentos, ademas de añadir la forma en como se presenta la información como elemento diferenciador, es decir, el hecho de que estos documentos no presenten una textualidad convencional, hace que para diversos autores, estos acervos puedan ser considerados como especiales.

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El aspecto diferenciador es el formato

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Introduce la existencia de un apartado especial en el ámbito clasificatorio

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Textualidad y soporte como rasgos característicos

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El aspecto diferenciador es el soporte

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Señala su existencia desde larga data, y enfatiza la diferencia en el soporte.

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Textualidad como elemento diferenciador

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Ambas definiciones enfatizan la diferencia de soporte como rasgo distintivo