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Es fundamental que la entrega del informe no se considere el final de la labor de auditoría. A partir de las no conformidades y hallazgos plasmados en el informe, la organización tendrá las herramientas necesarias para identificar las causas de las no conformidades. De este modo, podrá sugerir e implementar acciones correctivas.

Una vez que las acciones correctivas y preventivas se han implementado, es recomendable realizar una evaluación de efectividad. El proceso no llega a terminar, pues, técnicamente, será un ciclo continuo. Después de todo, como lo anotamos al iniciar este artículo, el propósito de la auditoría interna de calidad es preparar a la organización para afrontar la auditoría de certificación, pero también dejar un legado para la mejora continua del sistema.

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Los resultados son el producto que se fabrica durante una auditoría. Específicamente, en una auditoría interna de calidad, podemos identificar tres tipos de resultados:

No conformidades: los problemas individuales, derivados de una diferencia entre los resultados y compromisos adquiridos, que son hallados durante la auditoría, deben ser documentados y clasificados como No Conformidades.

Acciones de seguimiento: hay que verificar que las acciones correctivas o preventivas dispuestas en auditorías anteriores se hayan completado oportunamente y hayan sido efectivas.

Informe general: se consolidan en él los hallazgos y acciones dispuestas para abordar esos problemas. También se detallan las acciones correctivas o preventivas nuevas que el auditor considere.

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La auditoría interna de calidad se puede iniciar con una reunión entre líderes que comparten y corroboran el plan de trabajo. Después de eso, es hora de entrar en la práctica de verificación. Hay varias maneras de realizar la recolección de evidencias e información durante una auditoría. Lo más importante en esta etapa, es saber conducir el proceso en un ambiente de cordialidad, respetar los plazos establecidos en el cronograma y los flujos de trabajo de la organización.

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Es posible que durante la auditoría se produzcan situaciones imprevistas como falta de acceso a las herramientas tecnológicas por caídas de servidores, imposibilidad de mantener una reunión con un interlocutor a última hora, etc. En estos casos la capacidad de reacción no diferirá en gran medida de una auditoría in situ, pudiendo replanificar las entrevistas. Para ello es importante la disponibilidad de los líderes en todo momento y gestionar los inconvenientes surgidos.

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Con base en el entorno tan dinámico que se vive actualmente, es imperativo cumplir con el marco regulatorio aplicable para minimizar riesgos financieros, operativos y reputacionales. A nivel global, se está poniendo mayor énfasis en regulaciones relacionadas con fraudes, ciberseguridad, operaciones, responsabilidad sobre el producto, competencia, protección al consumidor, control de precios y responsabilidad social y ambiental.

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CRONOGRAMA: Dependiendo del tipo de organización el número de implicados en la auditoría puede variar. En este sentido, es de gran importancia estimar el tiempo de dedicación que llevará auditar cada proceso. De esta manera se podrá convocar a los interlocutores a unas horas determinadas realizando bloques de tiempo. En esta agenda, también será importante recoger los tiempos de descanso que se necesitarán como, por ejemplo, el almuerzo.

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Se deberá observar el estado general del área, su situación dentro de la organización, si existe la información solicitada, si es o no necesaria y la fecha de su última actualización.

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3. SELECCIONAR LAS HERRAMIENTAS ADECUADAS

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3. SELECCIONAR LAS HERRAMIENTAS ADECUADAS

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Definir con qué instrumentos se contarán tanto para compartir archivos, mantener reuniones o incluso compartir escritorio y, así, garantizar el acceso y visualización de información.

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Una vez se han determinado los encargados de llevar a cabo un plan de auditoría, estos deberán evaluar la viabilidad del proyecto en función de las herramientas tecnologías a las que ambas partes tienen acceso. En este sentido, ya existen en el mercado un gran número de software gratuitos y otros que están siendo liberados para poder ser utilizados durante este periodo.

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Un auditor aconseja y evalúa acerca del funcionamiento de las empresas, la búsqueda de inversiones, la puesta en marcha de sistemas contables y el sistema de control interno. Es por esto que es importante que sea alguien realmente capacitado y observador.