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Ministerio de Educación
Escuela el buen pastor las mañanitas

Nombre
Joelys Jamieson

Grado
12°Ac

Profesora
Llenie Quintero

Materia
Ofimática

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consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días.

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Actualización o seguimiento de documentos: Control documental Controlar la información documentada mediante un formato que permite establecer el tipo de distribución, acceso, recuperación y uso de esta información.

organizar los documentos primeramente por módulos:
Organiza los archivos alfabéticamente y por colores, es decir, elige un color para cada categoría y así podrás tener una carpeta para cada una de ellas, pero además, organiza las mismas y las subcategorías alfabéticamente, es importante y más fácil si tienes dos factores o indicadores a la hora de buscar un documento.

Desarrollar un índice de los documentos:
El índice refleja los títulos y los encabezados de tu documento.
Cómo agregar, cambiar o borrar un índice

1. En tu computadora, abre un archivo en Documentos de Google.

2. Haz clic en el lugar en el que desees agregar el índice.

3. Haz clic en Insertar. Índice.

4. Elige cómo deseas que se vea el índice

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Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel (imprimir, fotocopiar, archivar, etc.).

Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando el menor riesgo de documentos mal archivados.

Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.

Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica facilita su búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.

Optimización del tiempo, deja de perder tiempo buscando documentos.

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Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.

Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la legislación vigente.

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https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-importancia-en-la-actualidad.html

https://softwariza3.es/blog/que-es-la-gestion-documental-y-cuales-son-sus-ventajas/

https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html