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UNESCO en  la Preservación del Patrimonio Digital ahora está estrechamente vinculada con la Recomendación de 2015 sobre la Preservación y el Acceso al Patrimonio Documental Incluido en Forma Digita[1]l,  haciendo un desarrollo cada día más evolutivo en México la falta de recursos humanos obliga a aprovechar, adaptar y adoptar los avances que se han realizado internacionalmente sobre el manejo de los archivos electrónicos

el AGN proteger el patrimonio archivístico de nuestro país al emitirse dictámenes informados sobre el destino final de los archivos q pesar de innumerables esfuerzos para impulsar la organización y conservación de los archivos en dependencias y entidades su actuar se ha visto limitado, principalmente debido a la falta de una ley de archivos que le de la fortaleza jurídica para ello, así como a la carencia de suficientes recursos humanos y materiales para lograrlo,

la percepción aún entre los funcionarios públicos mexicanos de considerar a los archivos como simples bodegas.  el AGN ya se encuentra en pláticas con la Secretaría de la Función Pública para ello y cambie la percepción de ello, gobierno federal en los servicios de gobierno Ejercicio presupuestal, en la relación de gobierno con los ciudadanos Quejanet, Infomex, Sistemas de solicitudes y evaluación del Sistema Nacional de Investigadores y proyectos de CONACYT con las empresas y los negocios (Tramitanet) y con los funcionarios y empleados públicos (Declaranet y Servicio Profesional de Carrera). Estos servicios consiguen que la administración pública sea más eficiente ente al ciudadano y personal,  el gobierno  emiten leyes a su desarrollo de inclusión en la tecnología dando pasos a gran escala, basándose en un interés monetario y olvidando el cultural.

[1] (IAC)

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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

Materia:         Organización de Archivo 1

Tema          Actividad 6 Problemáticas presentes en los Archivos

Unidad:     2 . FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Nombre:

Valencia Martínez Mariana

Tovar Martínez Jonathan

Equipo 6

Maestra:        Pavis Galán Mariana

Fecha de Entrega:    31 octubre de 2023

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Los problemas más comunes es la falta de una estructura y organización adecuadas de los documentos, La acumulación de los archivos en distintos formatos dificulta la búsqueda y recuperación de la información necesaria,  Se ha constituido así un desequilibrio cabal  que afecta a los servicios archivísticos de las dependencias, Incluyendo   el Instituto Nacional de Transparencia y protección de los datos Personales cuentas. Esto no ha sido entendido aún entre las autoridades gubernamentales, ni las de antes ni las de ahora, incluyendo, claro está, a las de la Secretaría de Gobernación, quien depende el AGN.  no tendremos eficiencia en la localización expedita de expedientes públicos y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

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 Falta de seguridad y cumplimiento normativo

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 Falta de seguridad y cumplimiento normativo

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La seguridad de los Documentos es una preocupación creciente en el entorno empresarial. Las filtraciones de información confidencial pueden tener graves consecuencias.

Las funciones que establece la constitución política de los Estados Unidos Mexicanos a cargo del estado representa un desafío para las autoridades,  ya que tienen que cumplir con lo que establecen las normas de estructura abierta donde el cumplimiento de lo ordenado por los enunciados debe dejarse a los funcionarios de las Cámara de Diputados  deben con concretizar el mandato constitucional ante cualquier situación para garantizar el imperativo establecido a nivel constitucional una de ellas es la seguridad pública, ahora bien el INAI se responsabiliza de defender el derecho a la privacidad de datos, ambas son instituciones son responsables  de mantener un sistema de transparencia Gestión Documental, Tiene también altos costos, en los cuales a los   ciudadanos les  genera desinformación deliberada y falta de transparencia en los asuntos públicos como por ejemplo la rendición de cuentas de un presidente municipal o un gobernador, estos son problemas que hoy en día es más común y ambas instituciones deben de trabajar en ello.

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Comisión Nacional y el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), ambas instituciones deben de trabajar de manera coordinada para garantizar el derecho del pueblo de México a acceder a la información y proteger los datos personales de quienes integran nuestra sociedad.

En México el derecho de protección de datos personales y al acceso a la información es un tema que conlleva a esta en crisis constantemente, siento una herramienta fundamental para que las personas puedan ejercer otros derechos humanos establecidos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

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DISPOSICIONES GENERALES EN LAS MATERIAS DE ARCHIVOS Y DE GOBIERNO ABIERTO PARA LA

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DISPOSICIONES GENERALES EN LAS MATERIAS DE ARCHIVOS Y DE GOBIERNO ABIERTO PARA LA

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Escritor “Mario Vargas Llosa expresó hace poco que se siente un poco perplejo y preocupado por el futuro de la literatura”[1] llegó a la conclusión la transformación digital en México ya es un hecho y en este  cuál es el futuro que  las organizaciones  permitido que los flujos de trabajo se digitalicen lo que ha creado diversos beneficios, como reducción de tiempo, costo de operaciones, protocolos de ciberseguridad y mejores experiencias, tanto para colaboradores, socios y, por supuesto, clientes.

El AGN encuentra con portal de disposición digital, del cual se muestra la historia del país está  organización necesita ir al par de la tecnología aumentar o disminuir, modificando las relaciones de poder con otras organizaciones, lo que implica dentro del ámbito laboral, Capacidad de proponer soluciones originales para crear innovación, una de las principales instituciones gubernamentales a nivel federal de Colombia , puso en marcha las soluciones de digitalización y gestión documental de nuestro socio comercial Kodak Alaris,  otro caso de éxito fue en una prestadora de servicios de salud de renombre en Colombia. La organización no contaba con un software propio que le permitiera el escaneo masivo de diferentes códigos de barras y de documentos en distintos formatos de una manera segura y es por ello por lo

que recurrió a nuestro socio Kodak Alaris para solicitar un proyecto de digitalización integral y efectivo.

Con esto no quiero decir que México no tenga una  buena digitalización en los recursos archivísticos hoy en día las instituciones no apoyen la causa, con la confirmación de la ley General de Archivos se dio más importancia, siento que Colombia hoy en día tiene un buen sistemas de Archivos, la empresas mexicanas deben de dar el mismo resultado de apoyo, El la actividad de los desarrollo al acceso a la información ha hecho una ley que se publica en el momento histórico de las transformaciones tecnológicas en México para reconocer el derecho constitucional de los ciudadanos mexicanos de gozar de beneficios y brinda un desarrollo científico en la en la innovación tecnológica con lo cual ayudará a garantizar otros derechos fundamentales de las actividades Se supone ah que deben de ser estudiados e implementados en instituciones como vertiente al archivo general de la nación hay que mencionar que la escuela nacional de biblioteconomía incorporada al instituto politécnico, la administración de automatización con el desarrollo de la Ley SAGA que han realizado una renovación tecnología implementación de educativa, con esto el realizar convenios con escuela ofrece la formación profesional,

Microsoft fue la empresa de software y programación líder en el mundo, es una herramienta muy profesional, implementación ayudará a toda a empresa a mejorar la gestión y las instituciones brindar un desarrollo al par.

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Las empresas hoy en día cuentas con una de las problemáticas más graves al no contar con personal capacitado, es cierto que el personal encargado en un archivo carece de conocimientos específicos, instituciones como el AGN es la institución responsable de realizar estrategias de capacitación para el personal, congresos, foros, exposiciones con la conformación del comité técnico consulado de archivos administrativos.

A escuelas como institución politécnico Nacional, ENBA, UASLP,  UNAM, están encargadas  de impartir la licenciatura en Archivonomía, la empresas públicas o privadas deben de identificar a las personas que den el perfil deseado, a nivel Latinoamérica existencia de GTAAI, ALA Qué fortalece a su vez el trabajo archivístico a un reconocimiento  en países miembros consolidación de asociaciones nacionales Archivistas, con el cual sabes que existen los medios necesarios para aminorar  este problema cuestión que aún no se comprende.

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Mejora falta de capacitación archivística 

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Mejora falta de capacitación archivística 

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En ala actualidad la falta de capacitación archivística puede llevar a una serie de problemas, esto para las organización o Instituciones en cuestión de gestión administrativa documental con respecto al personal a cargo de los archivos. El no tener personal Profesional en archivos puede causar problemas graves en la gestión de la documentación, la propuesta viable es que cada organización cuente con lo siguiente:

1.    Tener una asesoría por parte de una empresa privada o un profesional en Archivística

Basarse en la normatividad con base a las disposiciones que rigen los archivos: Ley y Reglamentos:

Ley General de Archivos.

Reglamento de la Ley Federal de Archivos.

Reglamento del Consejo Nacional de Archivos. (Última reforma publicada en el D.O.F. el 30 de marzo de 2022).

·         Otras disposiciones:

·         Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico.

·         Guía para la auditoría archivística.

·         Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental.

·         Instructivo para la transferencia secundaria de archivos.

·         Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal.

·         Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística.

·         Oficio Circular DG241-2015 Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo Federal.

·         Oficio Circular por el que se solicita la actualización o ratificación de nombramientos de responsables del Área Coordinadora de Archivos.

·         Oficio Circular por el que se informa a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal el calendario de recepción de solicitudes de baja documental.

CREACION DE UN MANUAL DE CAPACITACION PRECISO PARA LA ENTIDAD LA CUAL CUANTE CON TODA SU ESTRUCTURA . se muestra ejemplo de una Manual de capacitación

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La importancia del derecho de acceso a la información pública

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La opción para esta problemática es aplicar una Gestión Documental Integral para la administración de los archivos .

Un Sistema de Gestión Documental es el conjunto de elementos y de relaciones diseñados entre ellos con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la producción, la recepción, la circulación, el almacenamiento, la organización, la conservación, la disposición final y la accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de una organización.

Procesos de la gestión documental

1. Incorporación de los documentos

Los procedimientos de gestión documental tienen que contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se decide archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso supone seleccionar los documentos que hay que capturar.

2. Registro

El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento (dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación (metadatos). Los documentos se han de registrar en el momento de su incorporación.

3. Clasificación

La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permite agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, del destino, del soporte, etc.

4. Almacenamiento

Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Responde a uno de los principios fundamentales de un plan de gestión de documentos: garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro. Para ello, hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación, con el fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados; con el fin de prevenir su deterioro o pérdida; y de reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.

5. Acceso

En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una operación relacionada con un documento (creación, consulta, modificación, eliminación, etc.) y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Los derechos de acceso y de uso de los usuarios del sistema de gestión de documentos dependerán de los requisitos legales (por ejemplo, la privacidad de datos de carácter personal) y de las necesidades de la organización (por ejemplo, confidencialidad de documentos financieros o con información estratégica).

6. Trazabilidad

La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental es una medida de seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados. Se debe controlar el uso y el movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que únicamente los usuarios con los permisos adecuados puedan llevar a cabo actividades que les han sido asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser localizados siempre que se necesiten.

El seguimiento del rastro de un documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al sistema de gestión de documentos hasta que se aplica la disposición final.

7. Disposición

Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación: eliminación, conservación permanente y transferencia a otro sistema archivístico.

No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización, que no queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún juicio o investigación en curso que implique la utilización del documento como prueba.

La importancia de la normalización en la gestión documental

La normalización en la gestión documental contribuye a que las organizaciones dispongan de sistemas de gestión de la información más eficientes y eficaces. Estas normas también suponen una herramienta valiosa para la gestión del riesgo, la auditoría de la información y al análisis de procesos, aspectos que pueden mejorarse desde la gestión documental en cualquier organización, pública o privada.

La normalización tiene como objetivo la elaboración de una serie de especificaciones técnicas, conocidas como normas o estándares, que son utilizadas por las organizaciones, de manera voluntaria, como referencia para probar la calidad y la seguridad de sus actividades y productos; y para poder demostrar y garantizar, frente al cliente o usuario final, que el producto o servicio que se ofrece responde a unos requisitos mínimos de calidad, diferenciándolo de otros.

Un sistema de gestión documental basado y fundamentado en normas es siempre un sistema de mayor rigor, mayor calidad y exigencia que otro que no esté normalizado.

Referencia : https://www.comunidadbaratz.com/blog/los-7-procesos-de-la-gestion-documental-en-empresas-y-organizaciones/

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Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de la Función Pública.- Archivo General de la Nación.

Que el Plan de Trabajo Institucional de la Secretaría de la Función Pública, incorpora en su numeral 1.1.3, el objetivo de evitar la sobrerregulación en la Administración Pública Federal, como sucede con aquella normativa que en su oportunidad fue compilada en un s o lo instrumento jurídico para guiar las acciones de las dependencias y entidades del Gobierno Federal hasta en tanto fue promulgada la reforma constitucional en materia de transparencia, y posteriormente publicadas las Leyes General y Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y

DISPOSICIONES GENERALES EN LAS MATERIAS DE ARCHIVOS Y DE GOBIERNO ABIERTO PARA LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL Y SU ANEXO ÚNICO

Del Ámbito de Aplicación y Definiciones

Anexo único: Manual en la materia de archivos para la Administración Pública Federal.

Comprensibilidad: Información que es sencilla, clara y entendible para cualquier persona.

Glosa: Integrar, de forma lógica y cronológica, los documentos dentro de un expediente.

Secretaría: Secretaría de la Función Pública.

Titular de la unidad administrativa: Servidor público responsable de la unidad administrativa.

Titular de la Unidad: Servidor público responsable de la Unidad de Transparencia.

CONALITEG: Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.

CA: Coordinador de archivo, responsable del área coordinadora de archivo.

DRDA: Decreto por el que se establece la regulación en materia de Datos Abiertos.

EIDA: Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Pública Federal.

LFTAIP: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

LGBN: Ley General de Bienes Nacionales.

LGTAIP: Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

LIORCAR: Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.

NACG 01: Norma de Archivo Contable Gubernamental.

OIC: Órgano interno de control en la dependencia o entidad.

RAC: Responsable del archivo de concentración.

RAT: Responsable del archivo de trámite.

RAH: Responsable del archivo histórico.

RLFA: Reglamento de la Ley Federal de Archivos.

TIC: Tecnologías de la información y comunicaciones.

UARRM: Unidad administrativa responsable de los recursos materiales.

UCG: Unidad de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

De los Responsables de su Aplicación

De la Administración de la Correspondencia y los Archivos

iii. Acceso y protección: La información debe contar con restricciones de acceso bien definidas, así como con medios para protegerla de toda alteración accidental o de mala fe. Algunas de estas protecciones son tecnológicas, como son soportes magnéticos y ópticos no reescribibles o regrabables, arquitecturas cliente-servidor seguras de sólo lectura, algoritmos de cifrado, uso de firma digital o firma electrónica avanzada o de compresión que funcionan como huellas digitales, entre otras.

Del Plan de Acción para la Alianza para el Gobierno Abierto

las Mercedes de Vega Armijo .- Rúbrica.

Manual en la materia de archivos para la Administración Pública Federal

El marco jurídico del manual se cita de manera enunciativa y no limitativa:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Ley General de Bienes Nacionales.

Ley General de Contabilidad Gubernamental.

Ley Federal de Archivos.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Reglamento de la Ley Federal de Archivos.

Reglamento del Servicio de Intercambio de Correspondencia Gubernamental.

Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018.

Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018.

Decreto por el cual se crea la sección de archivos presidenciales del Archivo General de la Nación.

Decreto por el que se establece la regulación en materia de Datos Abiertos.

Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.

El manual será de observancia obligatoria para las dependencias y entidades.

Los titulares de las dependencias y entidades, deberán hacer lo necesario para que los

procedimientos de gestión documental comprendan los que en el presente manual se establecen.

Actividades secuenciales por responsable:

Actividades secuenciales por responsable:

5.2.1.2 Eliminación de documentos de comprobación administrativa inmediata

Evitar la acumulación de documentos de comprobación administrativa inmediata.

Actividades secuenciales por responsable:

5.2.1.3 Préstamo y consulta de expedientes del archivo de trámite

Actividades secuenciales por responsable:

Actividades secuenciales por responsable:

5.2.2 Archivo de concentración

5.2.2.1 Préstamo y consulta de expedientes del archivo de concentración

Actividades secuenciales por responsable:

5.2.2.2 Seguimiento del préstamo de expedientes del archivo de concentración

Actividades secuenciales por responsable:

Evitar la acumulación excesiva de documentación que se encuentra en el archivo de

Actividades secuenciales por responsable:

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ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único

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Que el Plan de Trabajo Institucional de la Secretaría de la Función Pública, incorpora en su numeral 1.1.3, el objetivo de evitar la sobrerregulación en la Administración Pública Federal, como sucede con aquella normativa que en su oportunidad fue compilada en un s o lo instrumento jurídico para guiar las

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BIBLIOGRAFÍA:

Pablos Heredero, C. d. (2006). Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa: una visión integradora. España: ESIC.

https://www.redalyc.org/journal/1790/179058382009/html/

https://www.unesco.org/es/articles/obsolescencia-tecnologica-y-digitalizacion-desafios-para-conservar-la-memoria-historica-que

https://es.unesco.org/themes/information-preservation/digital-heritage

https://www.poemas-del-alma.com/blog/especiales/14384

http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/archivistica_

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https://www.youtube.com/watch?v=2PN2JPV7AEY

# data[].attributes.attachment_link.title
La RENAIES A.C. Cápsula: Ciclo Vital del Documento.

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Diálogos Digitales con el AGN: Digitalización de documentos históricos | Conoce los lineamientos y las buenas prácticas en materia de digitalización de documentos históricos en soporte papel que el AGN ha definido en su Manual... | By Archivo General de la Nación (AGN) | Facebook

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Conoce los lineamientos y las buenas prácticas en materia de digitalización de documentos históricos en soporte papel que el AGN ha definido en su Manual...

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De acuerdo con Davis & Cobb (2009), las funciones deben estar encaminadas a estrategias que guíen a las organizaciones a cambiar, modificar, su trayectoria ya que en el camino si bien es decir se van a enfrentar a diferentes retos de los cuales la supervivencia hará que cierren o crezcan, Los objetivos que se no son garantía de la supervivencia de la organización, la verdad en punto personal es tema se me hizo interesante, algún tipo de dudas pero sobre todo incluyeron en su análisis el estudio de la influencia de la TDR, esto con el fin de conocer las problemáticas del mundo archivista creo que es un tema que apenas llegaba tener una importancia real, las legislaciones, los temas jurídicos, la gran rescate de instituciones en preservar las licenciaturas y ante todo creo que es necesario tener una buen gestión Documental, ya que está lleva consigo la mayoría de problemas de los cuales un profesional se puede enfrentar, es necesario que esté lleve consigo una mente abierta al cambio y consigo adaptarse a un medio digital que está cambiando nuestra formas de vida.