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Rotinas do Departamento Pessoal: Quais as Principais Atividades?

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As rotinas do Departamento Pessoal são muitas, mas podem ser otimizadas para que se gaste menos tempo com burocráticas. Confira nossas dicas!

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Uma gestão eficaz de RH envolve muito mais do que apenas recrutar novos talentos. Os profissionais de Recursos Humanos também devem estar preparados para lidar com uma variedade de processos, incluindo admissão, integração, treinamento, remuneração e benefícios, relações com funcionários e avaliação de desempenho.

Gestores de RH bem-sucedidos reconhecem e entendem os principais processos de gestão de Recursos Humanos e como esses processos contribuem para a satisfação dos colaboradores e o crescimento dos negócios. Neste artigo, exploramos os 8 processos críticos de RH e oferecemos algumas informações sobre como esses processos podem ser melhorados em benefício da sua equipe, dos seus funcionários e da sua empresa.

O que é o processo de RH?

Um processo de Recursos Humanos é uma forma de trazer consistência e visibilidade para uma função comum do departamento de RH. Essa consistência facilita a interação dos colaboradores com suas equipes de RH e ajuda os gestores a responder aos funcionários com pontualidade e precisão. (Também facilita a vida daqueles profissionais de RH que podem estar acostumados a receber solicitações via e-mail.)

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Melhorar esses processos geralmente é responsabilidade do especialista ou gestor de RH. Essa melhoria requer a adaptação do processo para:

Reduzir erros;

Melhorar a velocidade de resposta;

Adicionar accountability;

Tornar os processos mais fáceis de usar.

Para melhorar seus processos de Recursos Humanos, os gestores de RH podem aproveitar ferramentas comuns, como formulários, visualizações (fluxogramas ou documentos de suporte) ou softwares que automatizam parte ou todo o processo. Conectar processos e integrar com outras ferramentas é essencial para atingir os objetivos previamente citados.

Por que a gestão do processo de RH é importante?

Os processos de RH são amplos e abordam diversos setores do seu negócio. Sem um sistema para gerenciar esses processos, sua equipe de RH pode ficar sobrecarregada por uma sensação de desordem, repetição e falta de consistência. Embora existam muitos benefícios para gerenciar efetivamente seus processos de Recursos Humanos, três são mais comuns:

Mais tempo para outras prioridades. Processos eficazes minimizam a necessidade da sua equipe lidar manualmente com tarefas cotidianas. Isso significa que eles têm mais tempo para cuidar dos funcionários e resolver questões mais complexas.

Maior agilidade. Quando os processos de Recursos Humanos são padronizados, é mais fácil para a sua equipe adaptá-los. Políticas se desenvolvem, os requisitos de compliance evoluem, as prioridades dos negócios se desenvolvem. Processos consistentes e ordenados podem responder mais rapidamente a essas mudanças.

Maior engajamento dos funcionários. O RH é responsável por atrair e apoiar consistentemente um grupo de ótimos talentos para a organização. Uma equipe de RH eficaz responde minuciosamente às perguntas dos funcionários, comunica-se proativamente e resolve os problemas em tempo hábil. Isso contribui para formar colaboradores mais produtivos que se sintam valorizados por sua empresa.

Quais são os principais processos de RH?

Existem muitos processos de Recursos Humanos que sua equipe gerenciará, e eles mudarão em resposta ao crescimento da sua empresa, regulamentos governamentais e tendências na concorrência do setor. Mas existem 8 processos fundamentais de RH que toda equipe de Recursos Humanos deve saber gerenciar bem para manter tanto a saúde de seus colaboradores quanto o sucesso do seu negócio.

1. Planejamento de Recursos Humanos

O Planejamento de Recursos Humanos é a identificação e a gestão de todas as necessidades de contratação de uma organização. Envolve a contabilização da oferta de RH de uma organização, demandas futuras, previsão, estratégia e implementação. Para ser eficaz, o RH deve equilibrar as necessidades da equipe em curto e longo prazo com as metas de negócios e as realidades do clima empresarial.

Idealmente, os fatores que afetam o planejamento de RH devem ser integrados no software de gerenciamento de processos de RH. Muitas vezes as empresas usam ferramentas de análise ou previsão SWOT para descobrir suas necessidades.

2. Recrutamento

Recrutamento é o processo de atrair candidatos qualificados para entrevistar (e potencialmente trabalhar para a) sua empresa. Seus especialistas em RH possuem todas as etapas necessárias para recrutar talentos. Isso inclui postar trabalhos em sites como Monster ou Indeed e desenvolver pacotes de compensação que provavelmente atrairão e reterão os candidatos mais talentosos.

O RH também deve revisar cada aplicativo, determinar o melhor ajuste, realizar telas de telefone, agendar (e às vezes realizar) entrevistas formais, iniciar verificações de antecedentes e elaborar ofertas iniciais.

É essencial que essas etapas sejam rastreadas por meio de uma plataforma centralizada que possa padronizar um processo no qual muitas informações são coletadas e podem ser potencialmente perdidas.

3. Onboarding

Integração (ou onboarding) é o processo de aclimatação de funcionários recém-contratados na empresa. Mais abrangente do que uma orientação, esse processo geralmente ocorre ao longo de um ano.

Durante o onboarding, os funcionários serão introduzidos a todas as informações que precisarão saber para ter sucesso na empresa, por exemplo, descrição de papéis, expectativas de desempenho e treinamento necessário. Essa logística é sempre tratada pelo pessoal do RH.

A quantidade de variação necessária no processo de integração (diferentes funções, requisitos, autorizações de segurança etc.) requer gerenciá-lo de forma organizada. Os modelos de onboarding de colaboradores podem ser aproveitados para padronizar as etapas dentro do processo e garantir que todos estejam na mesma página sobre o cronograma e as responsabilidades.

O processo de integração é necessário para capacitar os colaboradores com a capacidade de contribuir para as organizações. De fato, em uma empresa, os funcionários que passaram por um processo estruturado de onboarding tiveram 69% mais chances de ficar por até 3 anos.

4. Relacionamento com os funcionários

Integração (ou onboarding) é o processo de aclimatação de funcionários recém-contratados na empresa. Mais abrangente do que uma orientação, esse processo geralmente ocorre ao longo de um ano.

A saúde do relacionamento com os colaboradores é fundamental para diminuir a taxa de rotatividade. Idealmente, as equipes de RH utilizam meios quantitativos e qualitativos para medir o engajamento dos funcionários e seu efeito na retenção. Esses métodos são diferentes formas de criar interações bilaterais entre os empregados e seus empregadores a fim de garantir que estejam engajados, o que é um dos principais aspectos das relações com os colaboradores.

Essas diferentes abordagens, que podem envolver a emissão de várias formas de pesquisas com respostas quantitativas ou simplesmente exigir que os funcionários assinem políticas após lê-las, precisam de um meio uniforme para serem implementados a fim de que se possa estudar seus efeitos. Aspectos que o software de gerenciamento de processos de RH fornece.

5. Remuneração e benefícios

Remuneração e benefícios são as duas principais formas de motivação externa para atrair funcionários e retê-los. O RH é responsável direto por oferecer oficialmente pacotes de remuneração e benefícios, como planos de saúde, odontológico e aposentadoria, a cada funcionário. Isso requer medir os salários e pacotes de benefícios de outros funcionários dentro da organização em cargos semelhantes e aqueles fora da organização.

Isso envolve também avaliações anuais do desempenho dos funcionários, que se torna a base para o aumento dos pacotes salariais e de benefícios ou possivelmente para aumentá-los por meio de bônus. De fato, a ampla gama de benefícios, por si só, requer um meio abrangente de gerenciar esse processo de RH; ter vários benefícios e bônus só aumentam sua complexidade geral.

6. Pedidos de férias e licenças

Os funcionários enviam pedidos de férias e de licença quando precisam de folga. O RH tem a tarefa de acompanhar quanto tempo os funcionários têm e quanto mais eles acumularam por meios diferentes. Gerenciar isso manualmente pode ser tedioso e propenso a erros e, portanto, geralmente é feito por meios automatizados.

Essas solicitações se tornam muito mais fáceis de resolver e rastrear quando são gerenciadas de forma uniforme, como por meio de formulários detalhados ou um portal de funcionários. A capacidade de uma organização de acomodar esses pedidos de eventos de vida, como parto, doenças, luto e muito mais, é fundamental para manter a satisfação dos funcionários.

7. Gerenciamento de Performance

A gestão de desempenho é o processo de medir o quão bem os funcionários estão fazendo seus trabalhos e criar maneiras de ajudá-los a melhorar. Muitas vezes feito anualmente, os departamentos de RH são encarregados de gerenciar, avaliar, creditar e abordar cada aspecto do processo de gestão de desempenho.

No mínimo, essa tarefa requer aprovação para iniciar programas de gestão de desempenho, emitir formulários de avaliação, gerenciar o progresso da organização nas avaliações e transformar os resultados em salários, benefícios e bônus. Como existem tantas etapas altamente diferenciadas envolvidas nesse processo, ela precisa de medidas formais de gestão que sejam replicáveis e capazes de escalar em toda uma organização.

8. Compliance por ato normativo

Processos de compliance por ato normativo estão centrados em garantir que as organizações e seus funcionários sigam os diversos mandatos regulatórios que lhes cabem. Os regulamentos geralmente variam de acordo com a indústria, regulando o corpo, a localização e o tipo de trabalho realizado.

Os departamentos de RH são responsáveis por promulgar as atividades específicas que precisam ser realizadas em todas as unidades de negócios para garantir que as organizações permaneçam em conformidade. O amplo escopo dessas regulamentações, o número cada vez maior de entidades reguladoras e seus mandatos, e penalidades cada vez mais severas por não conformidade exigem o gerenciamento de processos de compliance com extrema cautela.

Por que você deve considerar automatizar alguns processos de RH

Departamentos de RH eficazes impulsionam os objetivos organizacionais gerenciando processos de Recursos Humanos, mas podem comprometer o crescimento se usar métodos manuais. Tarefas repetitivas e trocas de dados manuais entre sistemas são altamente propensas a ineficiências e erros humanos que atrasam o tempo de ação.

A automação e a integração podem eliminar esses riscos, dando às equipes de RH mais tempo para focar em outras prioridades. O resultado é uma equipe de Recursos Humanos capaz de priorizar e gerenciar suas responsabilidades, colocando os colaboradores em primeiro lugar.

Foco nas pessoas, não na papelada

Gestores de Recursos Humanos bem-sucedidos sabem que seu trabalho é cuidar das pessoas, não apenas da papelada. Afinal, os funcionários são o bem mais valioso do seu negócio. A felicidade e o bem-estar deles têm um impacto direto na satisfação do cliente, na eficiência da empresa e na rentabilidade do negócio. A automação de processos de RH permite que você mude seu foco para longe das minúcias de formulários, e-mails e planilhas, causando um impacto significativo nas pessoas da sua organização.

Melhorar a visibilidade e o controle

Para assegurar visibilidade e controle, é essencial integrar ferramentes e automatizar tarefas manuais e repetitivas.

Integrações te possibilitam centralizar todos os documentos e históricos dos funcionários em um lugar só. Ter uma operação de RH de ponta a ponta melhoram a eficiência do time e reduz a chance de erros.

Já a automação traz uma série de benefícios. Ela permite que as organizações criem KPIs em torno de métricas importantes - como taxas de rotatividade - oferecendo diferentes opções para criar relatórios em torno desses dados a fim de automatizar processos de entrega de informações para o planejamento de RH.

Usando ferramentas que enviam e respondem automaticamente a e-mails, as organizações podem padronizar e acelerar aspectos de solicitações de licenças, pedidos de férias, integração de funcionários e relacionamento com os colaboradores.

Eles também podem delinear processos relacionados ao recrutamento - como o envio de feedback aos candidatos quando os cartões de visita são recebidos - para investir mais tempo na escolha do melhor candidato em vez de apenas tentar não perder oportunidades potenciais.

Melhores processos de RH para todos

O RH desempenha um papel fundamental na garantia do sucesso dos negócios. Dar a sua equipe de RH as ferramentas necessárias para serem eficazes e eficientes é uma maneira de causar um impacto direto e visível em sua empresa.

Ao fazer melhorias nos 8 principais processos de RH, você estará eliminando desperdícios e repetições, melhorando a velocidade de resposta e criando um ambiente de trabalho mais produtivo. O mais importante é que você estará direcionando tempo e energia para que sua equipe possa cuidar das pessoas que fazem da sua empresa um sucesso.

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O que é e quais os processos de RH - Pipefy

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Uma gestão eficaz de RH envolve muito mais do que apenas recrutar novos talentos. Os profissionais de Recursos Humanos também devem estar preparados para lidar com uma variedade de processos, incluindo admissão, integração, treinamento, remuneração e benefícios, relações com funcionários e avaliação de desempenho.