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1. Factura / Factura Electrónica: Propósito y definición

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1. Factura / Factura Electrónica: Propósito y definición

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Factura tradicional (en papel o talonario): Es el documento que respalda la venta de bienes o prestación de servicios, con efectos legales y tributarios.

Factura electrónica: Es la versión digital de la factura tradicional, que contiene los mismos efectos legales y tributarios, pero generada, transmitida, validada y conservada de forma electrónica.

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• Garantizar autenticidad, integridad y no repudio de las transacciones.
• Facilitar control tributario para la DIAN.
• Reducir costos en papel, almacenamiento y logística.
• Permitir trazabilidad y registro digital.

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El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es un código alfanumérico único que identifica inequívocamente cada factura electrónica y sirve para asegurar que su contenido no ha sido alterado; forma parte de los elementos que permiten consultar y validar la factura ante la DIAN.

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4) Quiénes están obligados / no obligados a emitir factura electrónica

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4) Quiénes están obligados / no obligados a emitir factura electrónica

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Obligados: Según la normativa vigente (Resolución y Anexos técnicos), todo responsable de facturar deberá hacerlo electrónicamente: contribuyentes responsables de IVA, persona jurídica, responsables al Impuesto Nacional al Consumo (INC), Personas Naturales que superen los ingresos brutos de 3500 Unidades de Valor Tributario (UVT), o estén dentro de los requisitos del artículo 437 del Estatuto Tributario, los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE), Comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos y demás sujetos que la DIAN haya determinado como obligados.

No obligados / excepciones: Existen exenciones y situaciones temporales (por ejemplo pequeños contribuyentes o casos específicos señalados por la DIAN), y además hay reglas de contingencia cuando la validación previa de la DIAN presenta fallas. Revisar el listado y las resoluciones para confirmar si un contribuyente en particular está exento.

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Proveedores tecnológicos autorizados

Los proveedores tecnológicos son entidades autorizadas por la DIAN para prestar servicios de generación, transmisión, validación, almacenamiento de facturas electrónicas.

NIT: 901424354 AVIA TECNOLOGIA Y SERVICIOS S.A.S.

NIT: 901137226 BCN CONSULTORES COLOMBIA S.A.S.

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6) Tiempo estimado de validación ante la DIAN (y situación de contingencia)

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6) Tiempo estimado de validación ante la DIAN (y situación de contingencia)

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Validación normal: la DIAN realiza la validación previa de las facturas electrónicas y el proceso ocurre en tiempo cercano a “tiempo real” (la factura se valida al expedirse). La DIAN dispone herramientas (facturación gratuita o a través de proveedores) para hacer esa validación.

Contingencia / plazo para reportar facturas: si hay fallas técnicas en el servicio de validación de la DIAN, la normativa permite expedir facturas sin validación previa y transmitirlas a la DIAN dentro de un máximo de 48 horas desde que se supere la contingencia (las facturas de contingencia deben enviarse en XML y llevar la marca correspondiente).