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10 claves para el uso adecuado de los datos personales en centros educativos

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10 claves para el uso adecuado de los datos personales en centros educativos

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Los datos personales recogidos por los centros educativos deben ser tratados con sumo cuidado, tanto en su almacenamiento como en su uso. La Asociación Española de Protección de Datos (AEPD) ha elaborado un decálogo de consejos con los que quiere ayudar a los colegios a manejarlos de forma óptima.
Uso adecuado de los datos personales en centros educativos

Los centros educativos recaban, cada año, los datos personales de los alumnos y los padres que incluyen desde el nombre completo o el número de DNI hasta los dígitos de la cuenta bancaria. Esta información sensible debe ser tratada con sumo cuidado tanto por el personal docente como por el equipo directivo y el administrativo, los cuales velarán por la privacidad y la intimidad de los afectados, sobre todo si estos son menores de edad.

Tanto las administraciones como los colegios, institutos y universidades a los que se les proporcionan los datos personales, se convierten en responsables de ellos y de su buen uso. Una tarea para la que su personal ha de formarse debidamente y de forma continuada. Deben conocer los principios básicos sobre su tratamiento así como las mejores formas para llevarlo a cabo.

La cesión de datos personales por parte de las familias no incluye ninguna prohibición relativa a su tratamiento, siempre que éste sea con fines educativos. Aun así, los centros educativos deben comunicar a los padres, en un lenguaje claro: la existencia de un fichero en el que se almacenan; la finalidad para la que se requieren; sus destinatarios y los derechos de los interesados (y dónde pueden ejercerlos).

En el caso de que los datos personales recabados se necesiten para temas ajenos a la educación, los centros han de informar a los afectados, de forma clara e inmediata, de las finalidades de uso. Así serán conocedores de la toda información necesaria para poder aceptar, o rechazar, la cesión de dicha información sensible.

Las TIC se han hecho fundamentales para los centros educativos, lo que hace que tanto el equipo directivo como el docente deban conocer al detalle aquellas que se van a utilizar en el centro. Esto incluye, además de su uso, la política de privacidad y las condiciones de uso. En el caso de que alguna no ofrezca información sobre el tratamiento de datos personales, o esta no encaje con los estándares establecidos, deberán rechazarla y optar por otra.

La información sobre las TIC requerida por los docentes debe ser proporcionada por el centro educativo. Éste, debe ofrecerles protocolos, instrucciones, guías o recomendaciones que les ayuden a formarse en aquellos recursos que, finalmente, hayan sido aceptados e implementados en el aula.

La comunicación que se establezca entre el profesor y el alumno debe ser continua y clara. Para ello, es necesario que se utilicen los medios dispuestos por el centro educativo (plataformas educativas, correo electrónico...).

El uso de apps de mensajería instantánea, como Telegram o Whatsapp, no se recomienda ante la carencia de un sistema que garantice la seguridad de los datos compartidos en las conversaciones. Únicamente se aconseja usarlos en los casos en los que la situación del menor sea comprometida y se necesite, urgentemente, contactar con los padres.

El docente debe ser precavido a la hora de subir a Internet los contenidos impartidos en el aula. Del mismo modo, ha de enseñar a sus estudiantes a valorar su privacidad y la de sus compañeros, lo que conlleva no compartir imágenes ni cualquier otro material de ellos sin su consentimiento. De esta forma, se evitarán casos de ciberacoso, grooming, sexting o violencia de género.

A la hora de elaborar un evento en el centro educativo, sus responsables deben solicitar la autorización de los padres para la realización de fotografías o la grabación de imágenes en vídeo, tanto para un uso personal y doméstico como institucional.

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Claves para uso adecuado de los datos personales en centros educativos

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Los datos personales recogidos por los centros educativos deben ser tratados con sumo cuidado, tanto en su almacenamiento como en su uso. La Asociación Española de Protección de Datos (AEPD) ha elaborado un decálogo de consejos con los que quiere ayudar a los colegios a manejarlos de forma óptima.

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Tratamiento de datos de alumnos en centros escolares

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Tratamiento de datos de alumnos en centros escolares

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Ahora que llega fin de curso, no está de más repasar uno de los post que más lecturas tuvo el año pasado. Se trata precisamente de algunos comentarios al respecto de lo que muchos docentes viven en su día a día a la hora de tratar con los datos personales de sus alumnos.

El día a día de estos centros, lleva a manejar gran cantidad de datos de los alumnos y sus padres, y muchas veces surgen dudas sobre si esta gestión se está llevando a cabo de forma adecuada.

Vamos a repasar algunas de estas dudas que suelen plantearse los profesores al respecto de como están tratando estos datos.

¿Puedo comunicar las notas de los alumnos a personas distintas de sus padres o tutores?
En principio, tal como plantea el artículo 5.1 apartado f, del Reglamento de Desarrollo de la LOPD (1720/2007 de 21 de diciembre), las calificaciones escolares serían datos personales de los alumnos, ya que estas nos aportan información sobre los mismos. Los datos personales no pueden comunicarse sin consentimiento de los padres o tutores (o de los alumnos mismos si estos son mayores de 14 años) salvo que exista un consentimiento previo.

La fuerza de la costumbre y los horarios laborales actuales hace que en ocasiones sean otros familiares quiénes acudan a recoger las notas de los alumnos (abuelos, tíos, etc), por imposibilidad de hacerlo los propios padres. Como siempre, hay que usar el sentido común, pero no estaría de más que los padres autorizaran a terceros a recoger estas calificaciones si saben que no podrán ellos acudir.

Errores en el uso de la copia oculta en comunicaciones a los padres.

Los profesores usan cada vez más el correo electrónico como forma de comunicación con los padres de los alumnos. Hay que recordar que existen en todos los gestores de correos la posiblidad de enviar mensajes ocultando las direcciones a las que se hacen llegar. De esta forma evitamos que las direcciones de los padres de los alumnos lleguen de forma indiscriminada a todos los remitentes.

¿Puedo colgar en la web del centro o en redes sociales fotografías de los alumnos?
En este caso estaríamos ante una situación análoga a la anterior. Si no existe un consentimiento previo, no podríamos comunicar a terceros (visitantes de la web, de redes sociales, etc), imágenes de las actividades que el centro lleve a cabo con los menores.

A principio de curso se suele hacer llegar a los padres una comunicación para recoger el consentimiento a tal fin. El problema viene cuando en esta comunicación no se especifica el destino de las imágenes recogidas o se recoge un uso previsto que finalmente no es el único. Para más abundamiento sobre el tema, existe un interesante informe de la Agencia de Protección de Datos sobre el tema (Informe 0194/2009 )

También es importante tener en cuenta que muchas veces los autores de estas fotografías son los propios padres que pueden tener acceso a estas actividades escolares. Nos encontramos muchas veces con que se distribuyen a través de redes sociales o de grupos de padres en aplicaciones de mensajería (Whatsapp, Telegram, etc), imágenes de los menores. Si como padres tenemos intención de fotografiar a nuestros hijos y colgar estas imágenes en nuestro perfil personal, no está de más editar estas fotografías y difuminar la cara de los demás menores. Al resto de padres puede que no le haga ninguna gracia ver a sus hijos en fotografías de terceros en Facebook, por ejemplo. A mi no me gustaría.

¿Qué ocurre cuando hay un tablón de anuncios en la puerta del colegio?
En muchas ocasiones, los centros escolares tienen un tablón de anuncios en la fachada del mismo donde se dan a conocer notificaciones sobre actividades o asignaciones de becas y ayudas a los alumnos. En especial en estas últimas, se publicita el nombre completo del alumno y el porcentaje de ayuda otorgada o su denegación. En este caso estaríamos ante una comunicación de datos a terceros no autorizados, ya que cualquiera que pase por delante de la fachada, puede tener acceso a esta información.

¿Puedo dar los datos personales de unos padres de un alumno a otros padres?
En situaciones de conflicto, los padres pueden pedir al centro o al profesor, los datos de otros padres de alumnos implicados en alguna incidencia. Al margen de que el profesor, siguiendo su ética profesional, solucione el conflicto directamente con los alumnos, en ningún caso debe comunicar datos de unos padres o de un alumno a otros sin su consentimiento. En el caso en que sea realmente necesaria esta comunicación, se deberá recabar primero la autorización. Una situación similar se puede dar en caso de padres divorciados en los cuales uno de ellos no tenga permiso para acceder al menor. Se deberá en todo caso obtener el permiso del padre que tenga la custodia efectiva.

Como vemos, la mayoría de dudas que presentan los docentes, están relacionadas con la comunicación de los datos. Otro tipo de incidencias, a nivel más organizativo (custodia de los datos, seguridad física, accesos, etc), son cuestiones que afectarían más al centro como organización.

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Tratamiento de datos de alumnos en centros escolares - José Manuel Sanz

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Ahora que llega fin de curso, no está de más repasar uno de los post que más lecturas tuvo el año pasado. Se trata precisamente de algunos comentarios al respecto de lo que muchos docentes viven en su día a día a la hora de tratar con los datos personales de sus alumnos.

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la privacidad de los alumnos y sus familias - Bing video

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👮‍♀️Policía Nacional lanza RETOS para el alumnado y sus familias

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Unidad didáctica.

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Autorizacion cesion derechos de imagen de un menor

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Si lo veo seguro que lo aprendo.

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Familias y fotos en el centro escolar - IS4K

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Se pueden difundir los trabajos de los alumnos

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Mi hijo de 11 años tuvo una función de teatro en el cole, en la que iban todos los niños de la clase disfrazados por carnaval, yo llevé mi cámara y publiqué las fotos en mi Facebook y mi Instagram. Tengo la configuración en 'privado', pero para mi sorpresa, me ha llegado una carta del colegio diciendo que un padre no quiere que ni su hijo ni él mismo salgan en ninguna fotografía, este padre es, obviamente, el padre de uno de los niños y resulta que los padres están divorciados y él no ha dado su permiso para las fotos. Mi pregunta es: ¿no puedo colgar las fotos de mi hijo por miedo a que salga este otro niño? Si mi cuenta es privada, no podrían saber si sale su hijo.
Como reflexión inicial, debemos saber que, ante este tipo de situaciones que se refieran a menores de 14 años, estas imágenes no podrán ser difundidas si al menos uno de los progenitores no da el consentimiento para que su hijo sea fotografiado, y posteriormente, publicada esa fotografía en cualquier medio.

En este caso concreto, por el hecho de estar los padres divorciados, debería, para mayor seguridad, existir el consentimiento de ambos en función de lo señalado en el Real Decreto 1720/2007 sobre protección de datos de carácter personal, que señala claramente que "en el caso de los menores de 14 años se requerirá el consentimiento de los padres o tutores".

En resumen, la representación legal de los hijos menores de edad la ostentan ambos progenitores; no obstante, en lo que se refiere a la patria potestad, se ejercerá conjuntamente por ambos progenitores o por uno solo con el consentimiento expreso o tácito del otro, siendo válidos los actos que realice uno de ellos conforme al uso social y a las circunstancias o las situaciones de urgente necesidad, y, en caso de desacuerdo, cualquiera de los dos podrá acudir al juez, quien, después de oír a ambos y al hijo, si tuviera suficiente juicio y fuera mayor de 12 años, decidirá qué progenitor tendrá la facultad, sin que su decisión pueda ser recurrida.

Legálitas

En cuanto a la publicación en nuestra red social, ya sea Facebook, Instagram o cualquier otra, con independencia de que la configuración de la misma sea privada (solo podrán acceder a estas fotos aquellas personas que tengan nuestro consentimiento) o pública, también necesitaríamos el permiso expreso de los padres o tutores de todos los menores que sean identificables en la foto. Nuestra recomendación sería tener ese consentimiento por escrito, recordando además que este consentimiento puede ser revocado en cualquier momento.

La imagen de una persona, sea adulto o menor, se considera un dato de carácter personal, puesto que permite identificar a una persona. Esto viene recogido en el artículo 3 de la LOPD, y por lo tanto se trata de un dato protegido por esta ley y por las regulaciones que la desarrollan. Además, la Ley Orgánica 1/1982 de Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen también establece que el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen es irrenunciable, inalienable e imprescriptible.

En el mismo sentido, para la publicación en la web del colegio o en la revista de este, sería necesario también el consentimiento de los padres o tutores, como resumen en el Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos: "La publicación en la página web del colegio de las fotos de los alumnos constituye una cesión o comunicación de datos de carácter personal, definida por el artículo 3 j) de la LOPD como toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado. En consecuencia, tanto la toma de las fotografías como su publicación en internet requieren el consentimiento, en los términos antes señalados, del afectado o de sus padres si se trata de un menor de 14 años, de forma que cuando se tratan y ceden dichos datos personales sin el pertinente consentimiento, la LOPD establece el correspondiente mecanismo reactivo, constituido por el derecho de cancelación de datos de carácter personal, recogido en su artículo 16".

Además, debemos recordar que la propia Agencia de Protección de Datos ha publicado unas recomendaciones para la protección de datos de los menores, en las que se señala que deben extremarse las precauciones en internet y, en particular, se indica que " no es aconsejable publicar fotos que identifiquen a un niño, por ejemplo, situándole en el contexto de un colegio y/o actividad determinados ".

Si tiene algún problema como este o alguna duda al respecto, contacte con Legálitas. También le ofrecemos la posibilidad de aumentar la protección que ya presta a sus hijos, gracias el uso de las nuevas tecnologías, como esta aplicación que, mediante un 'botón del pánico' y la definición de diferentes 'radios de seguridad' permitirá a sus hijos avisarle en caso de peligro y estar controlados cuando entren o salgan de las zonas que usted elija. Para acceder a Legálitas Hijos, pulse en este enlace y descárguese de manera gratuita la aplicación, de este modo podrá empezar a proteger a los que más quiere frente a situaciones de riesgo.

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¿Pueden colegios o padres publicar fotos de actividades de sus hijos en la red?

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Mi hijo de 11 años tuvo una función de teatro en el cole, en la que iban todos los niños de la clase disfrazados por carnaval, yo llevé mi cámara y publiqué las fotos en mi Facebook y mi Instagram.

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Como debemos gestionar estos datos.

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Como debe ser tratada la imagen de nuestros alumnos

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El desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación ha facilitado la captación, grabación y reproducción de imágenes, proporcionando medios que prácticamente han convertido en un fotógrafo o realizador de vídeos a cualquier persona que disponga de un teléfono móvil.

Con ocasión de la celebración de actos escolares o de eventos en centros educativos en los que los alumnos y los profesores son los protagonistas, tanto por los familiares como por el propio centro se toman fotografías y graban vídeos en los que se recogen sus imágenes. Estos hechos, comunes en los eventos escolares, dan lugar a que se planteen muchas cuestiones sobre quién y cómo se pueden captar las imágenes, qué requisitos se han de cumplir, con qué finalidad y a quién se pueden comunicar.

Según quién vaya a grabar las imágenes y la finalidad para la que se graben será necesario observar unos determinados requisitos.

Si la grabación de las imágenes se produjera por el centro escolar con fines educativos, como trabajos escolares o evaluaciones, el centro o la Administración educativa estarían legitimados para dicho tratamiento sin necesidad del consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores. Cuando la grabación de las imágenes no se corresponda con dicha función educativa, sino que se trate de imágenes de acontecimientos o eventos que se graban habitualmente con fines de difusión en la revista escolar o en la web del centro, se necesitará contar con el consentimiento de los interesados, a quienes se habrá tenido que informar con anterioridad de la finalidad de la grabación, en especial de si las imágenes van a estar accesibles de manera indiscriminada o limitada a la comunidad escolar.

En caso de conflicto entre los progenitores sobre la grabación de las imágenes de sus hijos, deberá plantearse ante el juez competente en materia de familia para su resolución.

Casos prácticos y ejemplos

Se recomienda que la publicación en la web de los centros tenga lugar en un espacio privado, al que se acceda mediante identificación y contraseña.

Por otra parte, es muy frecuente que los padres y familiares de alumnos tomen fotografías y graben vídeos en eventos festivos, conmemorativos, deportivos o de otra índole, en los que participan los alumnos.

En estos casos la grabación de las imágenes suele corresponder a una actividad exclusivamente personal y doméstica, es decir, aquellas que se inscriben en el marco de la vida privada, familiar y de amistad, que están excluidas de la aplicación de la normativa de protección de datos.

En otras ocasiones no es el centro escolar el que toma las fotografías o vídeos de los alumnos ni tampoco sus familiares, sino que son terceros, ya sea la empresa que presta un determinado servicio, por ejemplo, la celebración de actividades extraescolares o un club deportivo.

De nuevo hay que distinguir: si la grabación de imágenes se realiza por encargo del centro educativo, en cuyo caso éste deberá obtener el consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores, o si es el tercero quien toma la fotografías o graba los vídeos para sus propias finalidades, que tendrá que contar con el previo consentimiento de los interesados, ya lo recabe él mismo o a través del centro, en cuyo caso se deberá especificar que el tercero es el responsable del tratamiento.

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5. Tratamiento de las imágenes de los alumnos

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El desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación ha facilitado la captación, grabación y reproducción de imágenes, proporcionando medios que prácticamente han convertido en un fotógrafo o realizador de vídeos a cualquier persona que disponga de un teléfono móvil.

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Recogida de datos en centros educativos.

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Recogida de datos en centros educativos.

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La adecuación a la normativa de protección de datos personales es obligatoria también para los centros educativos ya sean públicos, privados, concertados o academias escolares. En estos últimos años la concienciación por parte de los centros acerca de la privacidad de los datos e información de sus alumnos, es cada vez mayor.

La implantación de los protocolos y las medidas especiales en los centros educativos, no es solamente un mero cumplimiento normativo, estos tiene una responsabilidad mayor hacia su alumnado, prestando especial consideración a los menores a su cargo, y deben disponer todas las herramientas y procedimientos que tengan a su alcance para protegerles de cualquier tipo de daño.

Los centros implantarán medidas encaminadas a la protección de los datos de carácter personal de alumnos, empleados, proveedores, padres...; así como establecer además unas pautas básicas de concienciación sobre la importancia de la privacidad de los datos, los posibles peligros de internet, los riesgos de un mal uso de imágenes personales...la formación del alumnado debe ser pilar principal de la normativa de los centros en protección de datos.

La recogida de datos personales de los alumnos o sus padres/tutores en estos centros es parte fundamental de su actividad igual que el almacenamiento y tratamiento de estos.
El profesorado y el resto de personal del centro que accede a datos de los alumnos o sus familias deberán comprometerse a guardar secreto de ellos. ¿Qué Datos se pueden recoger por los centros?
La LOE permite que los centros recojan, traten y almacenen datos de carácter personal de sus alumnos siempre y cuando los fines del tratamiento cumplan con la función docente y orientadora del centro:

1. El origen y ambiente familiar y social.

2. Las características o condiciones personales.

3. El desarrollo y resultados de su escolarización.

4. Categorías especiales: salud, religión...

Deberán cumplir además con su obligación de información con carácter previo a la obtención del consentimiento por parte de los titulares de los datos / padres o tutores (si son menores de 14 años), además esta obligación de trasparecía por parte de los centros no solamente se debe respetar cuando sea necesario el consentimiento para el tratamiento, en los casos en que no sea necesario los centros también deberán informar a los interesados.

Todos los centros tienen que solicitar el c onsentimiento previo para la recogida, tratamiento y almacenamiento de los datos, esto se puede desarrollar incluyéndolo en el mismo impreso o formulario en el que se recaban los datos. Aunque el RGPD no estipula que el consentimiento deba ser prestado por escrito, si que prohíbe el consentimiento tácito y estipula una prueba clara de ese consentimiento, por lo que lo más conveniente será tenerlo por escrito. El consentimiento se debe recabar mínimo 1 vez siempre que el tratamiento de los datos responda a la información que al respecto se haya facilitado.
¿Pueden los padres / tutores negarse a facilitar datos al centro?
Los padres deberán facilitar al centro todos los datos necesarios para realizar la matricula del alumno y el desarrollo de la función educativa.

En centro está autorizado a recabar información sobre la situación familiar de los alumnos, la cual debe estar actualizada y los progenitores han de informar sobre cualquier modificación.

Si los profesores necesitaran conocer datos de los padres de los alumnos por alguna causa puntual y/o específica, por ejemplo situaciones de riesgo, y no dispusieran de ellos porque no han sido facilitados con anterioridad, el centro estará habilitado a recogerlos de los propios alumnos.

Si los padres del alumno están separados o divorciados, debe recabarse información sobre quién ostenta la patria potestad y quién ostenta la guarda y custodia. Deberá además recogerse en un documento por escrito quiénes son las personas autorizadas a recoger al alumno en el centro.
¿Pueden los padres acceder a las calificaciones o exámenes de sus hijos?
Hay que diferenciar entre las calificaciones y las pruebas, trabajos o exámenes, ya que estos últimos se tratan de documentación propia del centro que no está relacionada directamente con la normativa y que por lo tanto su acceso vendrá regulado por el propio centro y su normativa interna.

En caso que los alumnos fueran mayores de edad pero sean los padres quienes cubren sus gastos educativos y de alimentos están los padres en su derecho de acceder a las calificaciones con el fin de conocer su evolución académica. Sucede lo mismo para el caso del absentismo escolar, el centro podrá facilitar la información por un mensaje de móvil a los padres y/o tutores.
IMPORTANTE: el centro solo podrá dar esta información a los padres que ostenten la patria potestad o a los tutores, nunca a otros familiares, salvo que estuvieren autorizados por aquellos y constase claramente esa autorización por escrito.

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Recogida de Datos Personales en Centros Educativos

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La adecuación a la normativa de protección de datos personales es obligatoria también para los centros educativos ya sean públicos, privados, concertados o academias escolares. En estos últimos años la concienciación por parte de los centros acerca de la privacidad de los datos e información de sus alumnos, es cada vez mayor.