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-Documentación Correcta para Ingresar.
-Pronóstico del Tiempo y Maleta de viaje.
-Diferencia cultural y Protocolo Empresarial.
-Jet Lag
-Trasporte y Distancias
-Hoteles de Calidad
-Agenda y Logística

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Hora y Dirección de las Reuniones de trabajo

Tiempo  estimado de desplazamiento entre reuniones

Lista de Nombres de las personas que habrá en cada reunión y sus cargos dentro de las compañías

Lista de temas a tratar en cada reunión

Documentación en papel a entregar en cada reunión

Teléfonos de Contacto

Información adicional de la empresa a la que va a visitar: estado comercial, financiero, reputación ,etc

Copia de reservas de avión, hotel, chofér ,etc

Libreta de apuntes y notas

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AGENDA DE PREPARATIVOS DE VIAJES✈           ✍🏽              ✈     

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AGENDA DE PREPARATIVOS DE VIAJES✈           ✍🏽              ✈     

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Una óptima gestión de viajes de negocios se enfoca en optimizar tiempos y en buscar ahorros para la empresa, pero también en la seguridad y comodidad de los viajeros.

La finalidad de los viajes empresariales es entablar negociaciones con clientes o proveedores en una búsqueda de cerrar contratos para volver más rentable a la organización.

Dé ahí la importancia de que el administrador de viajes dedique tiempo a la organización del transporte, el hospedaje y a la preparación de las citas de negocios a las que asistirán los empleados que viajen.

1- Sin embargo, igual de importante que los resultados de cada una de estas visitas, es que los viajes no se eleven en costos y cumplan con ciertos estándares para que los viajeros no se estresen y se sientan seguros. ¿Cómo reducir costos? Te recomendamos seguir estos consejos en cuanto a la organización y administración de los recursos para lograrlo: Elabora una política de viajes de negocios que defina los propósitos de cada viaje, sus gastos límite en transporte y hospedaje y la documentación comprobatoria necesaria para hacerlos deducibles.

2- Da a conocer a todo el personal dicha política, pues de nada sirve tenerla guardada en un archivo de la computadora o en un cajón.

3-Negocia tarifas preferenciales con líneas aéreas y hoteles.
4- Haz las reservaciones con anticipación para obtener mejores precios.
5-Organiza los viajes en torno de varias citas o propósitos empresariales.

6-Utiliza agencias de viajes especializadas en viajes de negocios, las cuales ahorran en costos y ofrecen consejos útiles a los viajeros sobre los destinos, sus requisitos de visa, los riesgos de salud, la seguridad y los códigos de vestimenta y costumbres del destino.

7-Contrata planes de telefonía celular y datos que contemplen los mejores costos en los lugares del destino.

8-Otorga a los empleados que viajen, una tarjeta de gastos corporativos, como Empresarial Edenred®, con la cual pueden hacer los pagos correspondientes de alimentación, transporte y hospedaje. Además de que velas por su seguridad (al no entregarles mucho dinero en efectivo), con la tarjeta, el trámite de justificación de gastos y deducibilidad se facilita enormemente.

Preparación y eficiencia

En cuanto a los preparativos previos al viaje, el empleado o equipo que vaya a viajar debe establecer con anterioridad el objetivo que se quiere alcanzar y preparar los materiales, información y presentaciones que le serán de utilidad.

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Agenda de preparativo de viajes.                      Como reducir costos💲 

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Agenda de preparativo de viajes.                      Como reducir costos💲 

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-Gastos limites, en transporte, hospedaje y documentación.
- Dar a conocer a todo el personal dicha política
-Negociar tarifas preferenciales en líneas aéreas y hoteles.
-Hacer reservación con anticipación.
- Organizar viajes en torno a varias citas o propósitos empresariales.
- Utilizar agencias de viajes especializadas, en viajes de negocios.
- Contrata planes de telefonías, celulares y datos que contemplen los mejores costos en los lugares de destinos.
-Otorga a los empleados que viajen,  una tarjeta de gastos corporativos.

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temas Puntuales

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Agenda de los Preparativos de viajes de los

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Para que el viaje de negocios acabe siendo productivo para la empresa, es necesario planificarlo y organizarlo al detalle. Evitar el mayor número de riesgos posibles y asegurar el bienestar de los empleados que viajan es fundamental para que el viaje corporativo sea un éxito.

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Para realizar tanto la planificación de un se deben viajar en cuenta aspectos diferentes, documentación, manejo de agenda, entrevistas) como los relativos a la preparación y actividades sociales y ahora, con la situación de pandemia provocada por el COVID19, todos los aspectos relativos a la salud y las medidas de seguridad exigidas en los distintos medios de transporte.

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¿Qué objetivos persigue un viaje de negocios?
Organizar un viaje de negocios no es tarea fácil para ninguna empresa, por muy acostumbrada que esté a realizar este tipo de desplazamientos. El objetivo es garantizar que aporte los resultados esperados. Solo así tendrá sentido haber utilizado los recursos de la empresa: tanto el presupuesto, o tiempo invertido, como los empleados que viajan.

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INFOGRAFIA 10 ENERO - DISMINUYE LOS GASTOS DE VIAJE DE TU EMPRESA CON UN TRAVEL MANAGER