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Las habilidades gerenciales, habilidades directivas, habilidades de gestión o habilidades organizativas son las necesarias para gestionar óptimamente una organización.

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El nuevo curso se presenta interesante. Habrá turbulencias económicas, según todas las previsiones, y algunas novedades políticas (elecciones, nuevos gobiernos municipales y regionales). Todo, o casi todo, va a cambiar... salvo los fundamentos de la administración de la pequeña y mediana empresa, un territorio abonado a la gestión más cercana, más personal y más ejecutiva. Es una suerte de liderazgo sensible al entorno inmediato que se acentúa en el mundo digital y no tanto a las grandes tendencias de naturaleza macro. No es un mundo perfecto, porque esa misma cercanía puede devenir en alguno de los grandes males del liderazgo que ya hemos reseñado en alguna otra ocasión. A continuación, te invitamos a reflexionar sobre las siguientes ideas relacionadas estrechamente con la buena gestión de empresas:

1. El liderazgo se ejerce, no se pide, se requiere o se nombra en un organigrama. Por eso, esta cualidad directiva no está relacionada solo con el cargo de jefe, sino con la capacidad de ejecutar los proyectos con éxito de modo que participen todos los interesados y sus resultados sean sostenibles. En una reunión, en un encuentro, en una cita con los empleados, si tienes que recordar a menudo que "yo soy el que manda aquí" es porque ya hace tiempo que no te reconocen como líder.

2. Las instrucciones se dan en voz baja, por escrito, con objetivos cuantificables y para un periodo de tiempo razonable. De nada sirven las prisas, los gritos o las amonestaciones. En un equipo, cuando todo el mundo sabe cuál es su tarea y cómo encaja en el resto de actividades de la empresa, se cometen menos errores. Lo contrario al criterio es la improvisación o, peor aún, la arbitrariedad. Y, por ese camino, no sabemos cómo se acaba. O sí.

3. El despacho es el sitio menos útil para dirigir una empresa, una organización o una ONG. Sal, pasea, escucha, invita a un café a tu equipo una vez a la semana para escucharles fuera de las paredes de la tienda, el comercio o tu negocio. Ese café, sin otro ánimo que la conversación, puede ser la actividad más rentable para cuidar a las personas que te rodean. ¡Si hasta Tom Peters le puso un nombre! Explora ese modo "MBWA: management by walking around".

4. No hay que agobiar con ideas extravagantes sobre la motivación, la empatía o tantas otras nuevas técnicas que inundan el mercado. En una pequeña empresa, a menudo, basta con no desmotivar a tus compañeros para que haya un mejor ambiente de trabajo y se propongan nuevas iniciativas. La no-desmotivación consiste en lo siguiente: permitir a la gente que exponga sus dudas al proyecto, facilitar la autonomía, clarificar la misión de cada uno dentro de la organización, cuidar las relaciones personales, abonar salarios justos, no racanear en esfuerzos vanos.

5. Las personas. Son la única ventaja competitiva en la que de verdad me creo. El resto se puede subcontratar, arrendar, prestar, ampliar o reducir. Las personas son el corazón de las organizaciones y, por este motivo, conviene contar con los mejores en todo momento. Esta idea de "ser el mejor" no se corresponde con la "titulitis", sino con las personas más dispuestas, capaces y hábiles para la tarea encomendada.

6. Reúne a estos mejores en tu círculo más cercano. Gánate su confianza y procura que cada uno aporte algo de lo que tú careces: más experiencia, más audacia en la apertura de mercados, menos compromisos anteriores con los malos proveedores. Si puedes atraer talento y retenerlo, tu proyecto empresarial crecerá y será sostenible. Si no lo consigues, pregunta qué falla: salarios, horarios, flexibilidad laboral, conciliación o claridad en la tarea asignada.

7. Identifica tus stakeholders críticos antes de lanzarte a la ejecución de una iniciativa emprendedora. Lo primero son los clientes, claro. Pero también puede ser el regulador y las normas para autónomos, las relaciones laborales (piensa en el mundo del taxi) o el entorno. Para que el negocio crezca se necesitan clientes, por supuesto, pero también legitimidad, atracción y responsabilidad. Habrá que saber combinar ese cuadrante de Einsenhower.

8. La mediocridad corre mucho más de lo que te parece. No todos tenemos las mismas competencias, por ejemplo aquella que acredita la orientación al detalle, pero sí que sabemos reconocer cuándo un producto está cuidado, mimado y vale lo que cuesta. Si no cuidamos nuestro proyecto empresarial y nos permitimos un punto de mediocridad (mala entrega, una postventa descuidada, mala praxis comercial), no llegaremos a cuajar porque, tras una primera medianía, llega la segunda, la tercera...

9. La ética, la integridad, los principios. O como quieras llamar a la esencia de tu negocio, la razón que te hace levantarte cada mañana y esforzarte. Si tienes dudas, piensa en qué decisiones de largo plazo te han llevado a la pérdida de clientes porque querían realizar una trampa, colaborar en un engaño o falsear una realidad. Sin integridad, es imposible el desarrollo sistémico de un proyecto.

10. Cierro estas diez ideas con dos palabras mágicas que nunca fallan: por favor y gracias. Crea auténtico superpoder.

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10 ideas esenciales en la gestión de empresas - Think Big Empresas

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El nuevo curso se presenta interesante. Habrá turbulencias económicas, según todas las previsiones, y algunas novedades políticas (elecciones, nuevos gobiernos municipales y regionales). Todo, o casi todo, va a cambiar... salvo los fundamentos de la administración de la pequeña y mediana empresa, un territorio abonado a la gestión más cercana, más personal y más ejecutiva.

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Llevar un control de la estrategia e instrumentar orden en la crisis son algunas de las habilidades esenciales que debe tener todo gerente.

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Un buen gerente acepta los aportes de su equipo de trabajo y fomenta la retroalimentación

Saber trabajar en equipo, cómo obtener resultados, llevar un control de la estrategia e instrumentar orden en la crisis son algunas de las habilidades esenciales que debe tener todo gerente.

Las acciones fundamentales son conocimientos acerca del trabajo en equipo y cómo coordinar de tal manera que las acciones que se tomen den resultados efectivos. Para poder hacer esto, un gerente debe saber cómo nombrar las metas deseadas y crear un plan estratégico que se puedan ejecutar en planes diarios y semanales que conviertan en realidad las metas. Por lo tanto, es necesario tener presente los procesos administrativos para insertar, en ellas, todos los consejos para poder dirigir eficazmente una organización.

Todo proceso administrativo representa a un conjunto de funciones y actividades que se desarrolla dentro de una organización, orientados a lograr alcanzar los fines y objetivos de la misma, en donde dicho proceso se considera una metodología importante por la cual se ejecuta la administración.

Cuando se administra cualquier organización, existen tres fases insoslayables en los procesos administrativos: una estructural donde se determina su finalidad así como las alternativas para conseguirlos; otra operativa en las que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el tiempo de su duración y; una fase de control de evaluación de los resultados obtenidos.

Son muchos los criterios y enfoques de cuantas son las etapas que constituyen al proceso administrativo. Sin embargo, comúnmente se establece cuatro etapas: las dos etapas de la fase estructural o mecánica: la planeación y la organización, y las dos etapas de la fase operativa o dinámica: la dirección (va acompañado de la mano a la ejecución) y el control.

Cada una de las etapas señaladas tiene sus propias preguntas para llevar a cabo su operación. En la planeación se formula la pregunta qué se va a hacer, debido a que se debe establecer el objetivo que se debe alcanzar. La organización se pregunta, como se va a hacer, considerando el capital humano y recursos materiales, financieros y técnicos con que se cuenta. La dirección se pregunta: como se está haciendo, que busca guiar y dar seguimiento a la ejecución de los planes y la organización. Por último, el control se forma la pregunta: como se hizo, debido a que es la parte que retroalimenta a todo el proceso para evaluar y verificar que las actividades se hayan ejecutado conforme a las tres etapas previas, con el objeto de corregir las posibles desviaciones que hayan complicado llegar a un resultado.

Todo proceso administrativo cumple con el principio de universalidad, es decir, es aplicable en todas partes. Además, se caracteriza de tener un "efecto espejo", cuyo significado es que en cada etapa del proceso administrativo, a su vez tienen sus propias etapas. Por ejemplo, la etapa de planeación, requiere que, para llevar a cabo su ejecución, contar con sus propias etapas: planeación, organización, dirección y control. Y aun así se debe de subdividir en otras etapas. Todo depende de la amplitud y complejidad administrativa que se está llevando a cabo las distintas tareas para cumplir con los objetivos y fines de una organización.

El proceso administrativo es la fase, en la cual la administración se lleva, desde el punto de vista teórico y práctico, y precisamente es aplicable para la ejecución de actividades, tanto a nivel personal como a nivel organizacional, y eso nos da la facilidad de llevar un orden cronológico y poder verificar que los resultados se hayan obtenido de la mejor manera posible.

Indudablemente, todas las etapas o fases descritas acerca del proceso administrativo, debe ser llevado a cabo por un equipo de trabajo disciplinado y donde el liderazgo juega un papel fundamental en la conducción organizacional. Requiere de un individuo con un conjunto de habilidades gerenciales o directivas con capacidad de poder influir en la forma de ser o actuar de las personas o en un grupo de trabajo determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo hacia el logro de sus metas y objetivos.

Ser líder implica muchas cosas, entre ellas tener la responsabilidad para argumentar y debatir para inspirar seguridad capacidad de concreción. Ejercer un buen liderazgo implica responsabilidad para el bienestar del grupo a mediano plazo del grupo, por tal motivo, el ejercicio del liderazgo está consustanciado en determinados momentos con la controversia.

Cuando los subordinados dejen de presentarle sus problemas al líder, significa que le han perdido la confianza para que los pueda ayudar o piensan que el líder los subestima. Los líderes sobresalientes se muestran accesibles y se ponen a la disposición de todos los integrantes de su equipo.

El líder procura una gestión asertiva del miedo, aprende de sus compañeros, se alinea como sus socios y los observan detenidamente para la consecución de las metas.

El liderazgo también entraña ejercicios reflexivos en solitario, que a veces tiene la responsabilidad única, aun cuando motive la participación de sus subalternos, la decisión que se tome únicamente será del líder: Guía de un colectivo organizado con propósitos comunes.

Un buen gerente acepta los aportes del equipo de trabajo, fomentar la capacitación de sus supervisados con el ejemplo de la propia, retroalimentarse de las opiniones de su área de impacto gerencial y lograr comprometer al equipo con el proyecto que se adelanta, elevando el nivel de compromiso a través de un proceso de participación activa donde cada trabajador puede sentirse coprotagonista de lo que se está acometiendo.

El gerente de estos tiempos debe ser un facilitador. Con vocación al trabajo en equipo; altamente motivador en todo momento; capaz de reconocer y valorar las ideas de los demás para lograr lo mejor de cada uno de ellos y ser propulsor de un ambiente de aprendizaje permanente en la organización para la cual se debe.

Moisés Bittan
Director de Finantop
@moisesbittan

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Procesos administrativos y gerencia - Moisés Bittán

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Un buen gerente acepta los aportes de su equipo de trabajo y fomenta la retroalimentación Saber trabajar en equipo, cómo obtener resultados, llevar un control de la estrategia e instrumentar orden en la crisis son algunas de las habilidades esenciales que debe tener todo gerente.

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Es fundamental para desarrollar una visión de mediano y largo plazo y, así, conquistar los objetivos del negocio.

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Hoy plantearemos uno de los mayores desafíos de la gestión dentro de las organizaciones ¿Cómo integrar la estrategia con las operaciones? A continuación les mostraremos un modelo efectivo y estudiado por años desde la experiencia de Robert Kaplan y David Norton, que compartiremos con ustedes a través de 6 etapas claves.

Etapa 1: Desarrollo de la estrategia

Mediante la definición y despliegue de herramientas estratégicas dispuestas en su compañía, y si aún no cuenta con la información, empiece por definir:

¿En qué negocio participamos y por qué? Recuerde que debe definir la misión (afirmación del propósito de la organización) los valores, (brújula interna que guía sus acciones) y visión (resultados futuros a los que aspira). Estas definiciones determinaran las pautas para formular y ejecutar la estrategia.
¿Cuáles son los puntos claves que enfrentamos?
Tenga en cuenta 3 fuentes primordiales que le aportaran las respuestas a este punto.

- Análisis del entorno externo (político, económico, social...)
- Análisis del entorno interno (estado del capital humano, operaciones, innovación...)
- Análisis de la estrategia existente (a partir de las métricas del BSC)

La evaluación de estos 3 puntos se deberá resumir en una tabla FODA que le permitirán identificar los puntos claves para ser resueltos con la estrategia.
¿Cómo podemos competir mejor?
Contemple dentro de su planteamiento:

- ¿En qué nichos van a competir?
- ¿Qué propuesta de valor para el cliente nos diferenciará en esos nichos?
- ¿Cuáles son los procesos clave que crearan nuestra diferenciación?
- ¿Qué rumbo debe adoptar la estrategia en términos de capital humano?
- ¿Cuáles son los facilitadores tecnológicos de la estrategia?

Metodologías como las 5 Fuerzas de Michael Porter, la estrategia del Océano Azul, así como la simulación de dinámicas y juegos de guerra le podrán ser de utilidad en esta primera etapa.

Etapa 2: Planificación de la estrategia

Cree toda su planeación estratégica desarrollando sus objetivos estratégicos, indicadores, metas, iniciativas y presupuestos que guían la acción y la asignación de recursos.

Considere tener en cuenta:

- ¿Cómo describe su estrategia? Cree un mapa estratégico para definir todas sus dimensiones estratégicas.

- ¿Cómo medimos nuestro plan? Convierta los objetivos en mapas estratégicos en un BSC de indicadores y metas.

- ¿Qué programas de acción necesita nuestra estrategia? Ponga en marcha iniciativas estratégicas o programas de acción de duración finita que conlleven a su exitosa ejecución.

- ¿Cómo financiar esas iniciativas? Cree dentro de su organización una categoría especial para gastos estratégicos esto le facilitara el proceso.

- ¿Quién liderará la ejecución de la estrategia? Contar con una persona a cargo le garantizara hacer seguimiento de la ejecución de la estrategia.

Etapa 3: Alineación de la organización con la estrategia

Relacione la estrategia de la compañía con las estrategias de sus unidades funcionales y de negocios individuales, alinee y motive a los empleados.

Considere responder a las siguientes preguntas:

- ¿Cómo podemos asegurarnos de que todas las unidades de negocio están alineadas? Identifique mediante un mapa estratégico las fuentes principales de las sinergias que carecen las unidades entre sí.

- ¿Cómo alineamos a las unidades de soporte con las estrategias de la unidad de negocios y la estrategia corporativa? Cree mapas estratégicos para las unidades de soporte basados en acuerdos de nivel de servicio y ejecute una estrategia que mejore las estrategias que están implementando las unidades de negocio.

- ¿Cómo motivamos a los empleados para que nos ayuden a ejecutar la estrategia? Comunique formalmente la estrategia para que sea entendida por toda la organización y sea visible el cumplimiento de metas en equipo. Capacite a su equipo en programas de desarrollo profesional que no solo los ayudará a ellos sino a la ejecución de su estrategia.

Etapa 4: Planifique las operaciones

Mediante un plan focalizado en dar respuesta a dos preguntas clave, busque mantener su estrategia de largo plazo en las operaciones diarias.

- ¿Qué mejoras a los procesos de negocios son más críticas para ejecutar la estrategia? Los tableros de control personalizados, integrados por indicadores clave del desempeño de los procesos locales, brindan focalización y retroalimentación a los esfuerzos de mejoras a los procesos de los empleados.

- ¿Cómo relacionamos la estrategia con los planes y presupuestos operativos? Los planes de mejoras a los procesos y las metas e indicadores estratégicos de alto nivel del BSC deben convertirse en un plan operativo anual. Este plan tiene tres componentes: una proyección detallada de las ventas, un plan de capacidad de recursos y los presupuestos de gastos operativos y gastos de capital.

Etapa 5: Control y aprendizaje de los problemas, las barreras y los desafíos.

Gestionar reuniones de revisión de las operaciones le permitirá examinar el desempeño de los departamentos y las funciones para resolver los problemas nuevos o existentes.

- ¿Están las operaciones bajo control?

- ¿Estamos ejecutando bien la estrategia?

Etapa 6: Prueba y adaptación de la estrategia

Implemente una reunión independiente que pruebe si lo planificado sigue siendo válido. A partir de meses de ejecución de su estrategia, la empresa ya tiene acceso a datos adicionales que le permitirá vislumbrar nuevos cambios sobre el entorno competitivo y normativo, con nuevas ideas y oportunidades.

Considere en esta reunión independiente la siguiente pregunta fundamental:

- ¿Tenemos la estrategia correcta?

Realice esta reunión al menos una vez al año o cada tres meses si las dinámicas competitivas del mercado lo exigen. ( Conozca más sobre Balanced Scorecard aquí)

Facilite la planeación, seguimiento y análisis de su Estrategia de Negocio con nuestro software
Tomado del libro: The Execution Premium y Symnetics
R. Kaplan - D. Norton
2008 Esperamos que este artículo haya sido de ayuda para usted. Cuéntenos, ¿Su compañía ya se ha planteado estas 6 etapas? ¿Agregaría algo desde su experiencia personal?
Esperamos todos sus comentarios y si tienen algún tema del cual quisieran que habláramos ¡no duden en escribirnos! ¡Hasta la próxima!

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6 Etapas para Integrar la Planificación de la Estrategia en su Organización - Pensemos S.A.

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Hoy plantearemos uno de los mayores desafíos de la gestión dentro de las organizaciones ¿Cómo integrar la estrategia con las operaciones? A continuación les mostraremos un modelo efectivo y estudiado por años desde la experiencia de Robert Kaplan y David Norton, que compartiremos con ustedes a través de 6 etapas claves.

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Los cuales Conforman: integración, alcance, plazos, costos, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgos, adquisiciones y stakeholders.

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El tema de hoy no está tan enfocado al marketing digital como en otros artículos, sino que nos centraremos más en la gestión de la empresa. Veo aún a muchas PYMEs que no tienen bien estructurados sus servicios y sus áreas de trabajo. Por eso, el artículo de hoy lo dedicamos a cómo definir las áreas y procesos en el negocio.

Identificar áreas de trabajo más importantes para mejorar la gestión de la empresa

Lo primero que deberíamos hacer para que tanto nosotros como nuestros trabajadores tengan clara la estructura del negocio, es identificar qué áreas de trabajo son las más importantes para la gestión de la empresa. Digo áreas de trabajo porque la mayoría de PYMEs no tienen el suficiente personal como para tener departamentos, siendo lo habitual que una misma persona se encargue de llevar varias áreas a la vez. Mencionaremos aquí las áreas más importantes.

Área de producto

Esta es la piedra angular del negocio. Resumidamente, aquí nos centramos en desarrollar aquello que vendemos para obtener el mejor producto o servicio posible. Por ejemplo, en el caso de una academia, el área de producto sería el departamento docente (profesores, jefe de estudios, etc...). En el caso de una clínica de fisioterapia, aquí tendríamos a los terapeutas. Si se trata de un despacho de abogados, los abogados. Y así sucesivamente.

Este área lo tienen absolutamente todos los negocios, y realmente es el más importante de la empresa. Si fallamos aquí, fallamos en todo lo demás. Porque si extraviamos una factura en el departamento de administración, se puede resolver. Pero si vendemos un producto malo, los clientes se van del negocio.

Área comercial

Una vez tenemos un buen producto o servicio, nuestra función para monetizar es venderlo. Por muy buen servicios que podamos ofrecer, si nadie nos conoce, no ganaremos dinero. Por ello el área comercial, sobre todo en las PYMEs, es imprescindible.

Tanto si lo llevamos nosotros como si tenemos personal dedicado a las ventas, debemos realmente poner el máximo esfuerzo y dedicar tiempo a forjar nuestra marca y relación con los clientes.

Área de administración

El área de administración es desde donde centralizamos toda nuestra "burocracia", establecemos un orden y dirigimos el negocio. Es como si fuese el timón del barco. Aquí organizaremos el personal, estableceremos los procesos y ordenaremos todo el negocio.

Este área también es importante, pero lo óptimo es automatizarlo y sistematizarlo al máximo. Dado que es un área que no aporta valor de forma directa (como sí lo pueden hacer el área de producto y el área comercial), deberemos enfocarnos en tener los procesos más claros que podamos y en automatizar al máximo las tareas rutinarias para evitar errores.

Área de soporte técnico

Hoy en día, todas las empresas deberían contar con un área de soporte técnico. Aunque la parte de soporte técnico la lleve el personal de otro departamento, tenemos que poner nuestra atención a toda la parte tecnológica y de sistemas que tengamos en la empresa. Sobre todo para los negocios que venden por Internet, es necesario tener un control de lo que pasa en la página web, en tenerlo todo actualizado, que no haya errores, y si hay algún error, resolverlo lo más rápido posible. Los clientes agradecen un equipo de soporte técnico rápido y eficaz.

Define los procesos de las áreas de trabajo

Ahora que ya tenemos identificadas las áreas más importantes (si en tu negocio tienes alguna más, escríbela aquí), vamos a definir qué procesos afectan a cada área. Y por procesos me refiero a ese conjunto de tareas que hay que hacer de forma sistemática para que el negocio siga funcionando. A destacar:

En comercial

Para la gran mayoría de PYMEs de servicios, hay algunas tareas que afectan siempre al departamento comercial. Vamos a mencionar algunas de las más importantes.

Ventas

Lo más importante del área comercial es vender. Ese debería ser el principal objetivo, y deberemos saber exactamente de qué formas vamos a vender. ¿Cuál va a ser nuestro argumento de ventas? ¿Quién es nuestro cliente objetivo? ¿Qué proceso deberemos seguir para venderle un servicio al cliente? ¿Por qué medios vamos a vender? Tenemos que dejarlo todo lo más claro posible para poder trabajar de forma sistemática.

Atención al cliente

Sobre todo para los negocios pequeños que venden servicios, la gran mayoría de las comunicaciones que se hacen con los clientes se hacen por teléfono. Este área es muy importante, ya que afecta directamente a la experiencia del cliente. Debemos establecer cómo atenderemos a los clientes (por qué medios, para qué casos, etc...) y qué tendremos que decir cuando los clientes contacten con nosotros.

Gestión de campañas de Marketing

Si hacemos campañas de marketing, deberemos dedicar un tiempo a crearlas y a gestionarlas. Te habrás dado cuenta de que las campañas no se gestionan solas. Tanto si las campañas son online ( Google Ads, Facebook Ads, Email Marketing ...) como si son offline (artículos en medios de comunicación, entrevistas, carteles, flyers, buzoneo...) tenemos que tener algún tipo de proceso para trabajar. ¿Cómo determinaremos el presupuesto? ¿Cuántas horas aproximadamente dedicaremos a la gestión? ¿Quién crea y mide los KPI? Todo esto es importante sistematizarlo para que funcione correctamente.

Redes sociales

Si contamos con perfiles en redes sociales como Instagram, Facebook o YouTube, también tendremos que sistematizar el trabajo. ¿Qué publicaremos en cada sitio? ¿Con qué periodicidad? ¿Quién crea y sube los contenidos? ¿Cuándo contestaremos a los comentarios? Es importante contar con una buena estrategia que nos permita trabajar lo mínimo posible, automatizar la mayoría del trabajo y tener claro los objetivos.

En administración

Normalmente, hay ciertos procesos que afectan a todos los negocios por igual. En el área administrativa, estos son los que considero más importantes para la gestión de la empresa.

Altas y bajas de clientes

Tenemos que tener al día la situación de los clientes en nuestro negocio. Sobre todo en los negocios de servicios, dar de alta y de baja a los clientes es algo que se hace con frecuencia. ¿Qué ocurre cuando un cliente entra a nuestro negocio? ¿Hay que hacerle una ficha, hay que enseñarle algo? Todo esto tendremos que escribirlo en un pequeño proceso.

Contabilidad

La contabilidad es otra de las cosas que afectan al área administrativa y que debemos llevar al día. Facturación, cobros, pagos, impagados, cuentas bancarias, tesorería, impuestos... Deberemos crear nuestros procesos para que no se nos escape ninguna factura, para que no nos quedemos sin efectivo y para que no nos retrasemos con nuestros impuestos.

Cierres mensuales

Además de llevar al día la contabilidad, mensualmente deberemos hacer nuestro cierre y determinar el resultado. Esto quizás podríamos incluirlo en la parte de contabilidad, pero dado que es una tarea que se hace una vez al mes y es más de análisis que de cuentas, he preferido separarlo. Tenemos que diseñar nuestra cuenta de resultados y medir, siempre de la misma forma, los diferentes resultados de nuestro negocio (el BAII, el BAI, el margen bruto, el beneficio neto, etc...).

Seguimiento de KPI y análisis

Los KPI (o indicadores clave de actividad) son esos informes que deberíamos crear y seguir para medir áreas concretas de la empresa. Por ejemplo, algunos KPI que podrías medir son:

Número de clientes dados de alta cada mes

Ventas mensuales

Productividades (€/hora, €/trabajador, etc...)

Tasa de conversión de clientes

Coste de adquisición de clientes

Lifetime value del cliente

Flujo de caja del negocio

Otras tareas

Cada negocio tendrá sus propios procesos específicos para llevar la gestión de la empresa, como la gestión de sus empleados, la planificación de los horarios (para academias, gimnasios, psicólogos...) u otros temas administrativos (hablar con la gestoría, temas bancarios, etc...).

El departamento técnico

Dependiendo de cómo de avanzada esté la parte tecnológica del negocio, es probable que necesitemos un departamento técnico, o al menos a alguien que supervise que toda la parte técnica funciona correctamente. Si somos una PYME muy pequeña seguramente seamos nosotros quienes lo hagamos. Si no, podemos tener una persona dedicada. Algunas cosas que tendremos que supervisar son:

La página web y los servidores

Si tenemos una web, tenemos que asegurarnos de que está siempre en funcionamiento y de que todo se muestra correctamente. Quedarnos sin web es una de las peores cosas que nos puede ocurrir.

Herramientas del negocio

Si tenemos herramientas y aplicaciones que utilicemos para trabajar (no puedo detallar porque cada negocio es diferente), habrá momentos en los que nos fallarán las herramientas (nos quedaremos sin conexión, sin accesos, etc...). Alguien del equipo debe encargarse de gestionar todas estas herramientas (accesos, renovaciones, contraseñas, actualizaciones...) para que no haya disgustos.

Esquematiza toda la organización

Ahora que ya lo tenemos claro todo, lo que deberíamos hacer es transmitir a todo el equipo cómo es la nueva gestión de la empresa para que todos trabajen igual. Estas son 2 cosas que deberías hacer.

Asigna un responsable a cada proceso

Algo indispensable cuando tenemos claros los procesos y áreas de trabajo del negocio, es asignar a alguien que se haga responsable de que ese área funcione de forma óptima. Si la empresa es muy pequeña, lo hará todo el director, pero a medida que vamos creciendo es imprescindible ir delegando.

Algo que podrías hacer es un pequeño organigrama donde quede reflejado el nivel que tiene cada empleado, sus responsabilidades y de qué personas se encarga (si gestiona personas). Así todo el mundo tendrá claro a quién dirigirse cuando haya algún problema.

Crea un manual de procesos

Además del organigrama, se podría crear un pequeño manual donde todos los empleados puedan ver con detalle cómo se hace cada tarea. ¿Qué pasa si un día alguien se pone enfermo y tiene que hacer su trabajo otra persona? ¿Y si alguien se va de vacaciones? Lo mejor es que todo el mundo sea capaz de hacer prácticamente todo (con mejor o peor resultado, pero al menos sacarlo adelante). Crear un manual podría ser la solución a este problema.

Y tú, ¿cómo llevas la gestión de la empresa? ¿Tienes un manual de procesos? Escríbeme en los comentarios lo que opinas y enséñame cómo lo haces.

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El tema de hoy no está tan enfocado al marketing digital como en otros artículos, sino que nos centraremos más en la gestión de la empresa. Veo aún a muchas PYMEs que no tienen bien estructurados sus servicios y sus áreas de trabajo.

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Se trata de la formulación de ideas, entender relaciones abstractas, desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas en forma creativa.

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Las habilidades gerenciales, habilidades directivas, habilidades de gestión o habilidades organizativas son las necesarias para gestionar óptimamente una organización.

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Un desafío para la alta dirección, los mandos intermedios y los facilitadores en general, consiste en focalizar los esfuerzos individuales para alcanzar los objetivos organizacionales. Los factores que inciden en el rendimiento de los individuos trascienden de sus conocimientos en las tareas que desempeñan, e integran factores como el comportamiento de las personas, que requiere, además de instrucciones precisas, motivación, coordinación y relaciones de trabajo enriquecedoras e incluyentes.

Las organizaciones, en aras de enfrentar estos desafíos, reconocen que sus colaboradores precisan de una dirección efectiva, que se logra a través de la aplicación de Habilidades Gerenciales.

Hoy por hoy es común que las organizaciones reconozcan que no solo la alta dirección, los mandos intermedios y los facilitadores en general, requieren del dominio de Habilidades Gerenciales, y es por ese motivo que los principios generales de gerencia efectiva conciernen a todos los colaboradores.

¿Qué son las Habilidades Gerenciales?

Las habilidades gerenciales son un conjunto de aptitudes y destrezas que le permiten a un individuo alcanzar su máxima efectividad y llevar a su equipo al máximo desempeño. Del mismo modo, le permite manejar con solvencia las distintas situaciones que se le presenten diariamente, con una comunicación efectiva incrementando la coordinación de su grupo de trabajo, lo cual se refleja en los resultados de la organización.

Principios de la gerencia efectiva - Habilidades Gerenciales

1. Cuida y estimula la autoestima y autoconfianza del equipo

La autoestima es el valor que cada persona se da a sí misma, es el reconocimiento que tiene de su ser, de conformidad con las singularidades que cree que lo caracterizan. Independiente de que consideremos que las emociones humanas son irracionales o no, es evidente que la autoestima influye de manera poderosa sobre el comportamiento de cada individuo, y como tal es un factor que incide sobre lo que cada persona hace y deja de hacer.

Desde nuestra posición debemos aprender a cuidar y estimular la autoestima y la autoconfianza de nuestros colaboradores, y en general de las personas con las cuales nos relacionamos, de manera tal que se mejore el desempeño de estos y mejore la percepción que estos tienen de nuestro comportamiento.

Antes de conocer las pautas para aplicar este principio, debemos considerar que la valoración que hagamos a las personas constituye un efecto reforzante en el ciclo de desempeño, tanto si la valoración es positiva, como si la valoración es negativa:

Algunas claves para llevar a cabo este primer principio son:

Comunique expectativas de desempeño altas, siempre realistas, pero dentro de lo posible, altas.

Exhorte a las personas con que se relaciona para que reconozca sus propias expectativas de desempeño.

La autoconfianza no implica que alguien pueda hacerlo todo, y en este sentido procure que las personas se arriesguen de acuerdo a sus capacidades.

En los momentos de dudas, persuada a sus colaboradores acerca de la posibilidad de alcanzar el éxito.

La colaboración produce resultados, así que creé relaciones de apoyo mutuo.

Cuando los logros se alcancen, no deje pasar esto por alto, es sumamente importante detenerse para reconocer los aportes individuales y el éxito grupal.

Es muy importante que brinde oportunidades para que las personas pongan a prueba sus habilidades, supervise el desempeño y asegúrese de que prueben lo que son capaces de lograr.

Suministre modelos exitosos a seguir constantemente a las personas.

Cada vez que sea posible intente que las personas atribuyan el éxito a sus habilidades y constancia; del mismo modo, cada vez que ocurra un fracaso persuada a las personas de que es causado por un esfuerzo insuficiente, pero nunca causado por incapacidad.

Reconozca sus errores, eso lo hace más humano.

Reconozca cuando así lo considere, que otros tienen la razón.

Llame a las personas por su nombre, es llamativo como esta conducta acerca a los demás.

2. Enfoque el comportamiento, no a la persona

Las organizaciones son un claro ejemplo de la diversidad de personas, de objetivos, de costumbres y de comportamientos. En este orden, existen comportamientos que a juicio de los valores de la organización, y de los objetivos que persigue, pueden considerarse como deseados, del mismo modo en que existen una serie de comportamientos que pueden considerarse como indeseados.

Esta serie de comportamientos requieren, en el caso de ser deseados un estímulo de manera tal que se preserven, y en caso de ser indeseados, requieren de medidas de contención, de tal manera que se disminuyan. Claramente, atajar una conducta no deseada es una tarea poco sencilla, y se constituye en un principio de gerencia efectiva lograr el objetivo de "ser duro con los hechos, y suave con las personas".

La principal tarea que tenemos consiste en lograr que las personas no perciban que están siendo juzgadas, de tal manera que se concentre en el tema que se está tratando, y no en el cómo lo están viendo, o en el cómo puede verse mejor, que son estrategias de defensa. Tenemos que tener absoluta claridad en el hecho de que las relaciones con las personas no forman parte de una partida de ajedrez, las personas tendemos a adoptar este tipo de estrategias de defensa cuando nos sentimos evaluados, controlados, cuando sentimos que algo están tramando con nosotros, cuando son indiferentes, cuando notamos que quieren intencionalmente mostrarse superiores, o cuando las personas son inflexibles.

Algunas claves para llevar a cabo este principio son:

En lugar de evaluar al otro, mejor describamos la situación del otro.

En lugar de usar estrategias con el otro, actuemos con espontaneidad.

En lugar de ser indiferentes con el otro, mostremos interés por comprender su situación.

En lugar de mostrarnos superiores, mostrémonos iguales. Porque somos iguales.

En lugar de ser inflexibles, adoptemos posiciones provisionales, y es que podemos cambiar de opinión, mientras cambien las circunstancias.

No generalicemos, evitemos: "Es que siempre", "usted nunca", etc.

No usemos calificativos.

No acusemos con base en hechos pasados.

No juzguemos al otro con base en las intenciones que tenemos cuando incurrimos en el mismo comportamiento.

3. Escuchar y responder con empatía

Escuchar, en adelante atender (en aras de ser incluyentes), es un principio fundamental de la comunicación, y bien podría pensarse en que es una obviedad. Sin embargo, la información que recibimos día a día, no es del todo pura, esta viene acompañada de sentimientos e intenciones que acompañan el mensaje, y aunque no lo crean es común que en ocasiones detectamos tan solo la información, o tan solo los sentimientos, o tan solo las intenciones del mensaje.

Alguna vez se ha preguntado: ¿Qué fue lo que me dijo? Pues bien, además de que los mensajes son más complejos de lo que nos imaginamos, es común que en la práctica tendamos a olvidarnos de gran parte de la comunicación que captamos, ya sea por interés, por salud o por algún síndrome de mente dispersa.

Tal como hemos podido ver, la comunicación es muy susceptible de afectarse, y esto impacta poderosamente la eficacia de un grupo de trabajo. Los principios de atención empática, nos permiten captar la totalidad de los mensajes que nos envían, y esto incluye información, sentimiento e intención. Si tenemos la información, posiblemente tenemos la comprensión, y esto aumenta nuestra capacidad de influir en el desempeño.

Lo primero que debemos reconocer es que atender es mucho más que un proceso sensorial, atender es un proceso intelectual y emocional, y como tal requiere de nuestro análisis, y de nuestra reflexión. Atender con empatía parte del principio de colocarnos en el lugar del otro, de tal forma que podamos comprender lo que piensa, lo que siente y lo que nos quiere transmitir.

Algunas claves para llevar a cabo este principio son:

Organizar mentalmente la información: La mente puede usarse como una pizarra, si así lo requerimos, de tal forma que podemos separar lo relevante, identificar el punto del mensaje e identificar la información que sustenta el punto del mensaje.

Tomar nota: Esta es sin duda una técnica poderosa, nos permite recordar los puntos claves, y notaremos con sorpresa como las personas reaccionan al saber que no omitimos información alguna del mensaje que nos transmitieron.

Retroalimentar: La parte reflexiva de la atención se sustenta de la retroalimentación, de tal forma que son buenas prácticas dar nuestra opinión respecto al mensaje, indagar que otros puntos de vista hay, y que modificación haría de las ideas expresadas.

Verificar y preguntar: No debemos arriesgarnos a captar el mensaje de forma incorrecta, preguntar no solo nos aclarará si hemos entendido bien, sino que le mostrará a la otra persona que su mensaje ha despertado en nosotros un interés.

No ridiculice la opinión de otra persona, no solo estaría faltando a este principio sino al primer principio del cuidado de la autoestima.

No responda de forma reactiva, no se encuentre a la defensiva.

4. Involucre a las personas en la solución de problemas y toma de decisiones

Ha escuchado alguna vez: "Aquí nada se mueve sin que yo lo ordene", pues bien, este tipo de pensamientos de oposición a la participación están cada vez más mandados a recoger. Los modelos de gestión más utilizados proponen espacios de participación, de autodirección, de empoderamiento, de colaboración para la toma de decisiones, de tal forma que ya no sea un selecto grupo el que piense para que el grosor de la organización ejecute. Recuerde que en el conocimiento de las personas que forman parte de la compañía se encuentra un gran capital, y que al desconocerlo se incurre en un grave desperdicio.

Si usted tiene personas a cargo recuerde que un buen líder no necesariamente hace todo, un buen líder soporta y facilita el plan que se ocupa de los problemas, y hoy por hoy, los líderes deben tener la habilidad de incluir y hacer partícipes de la solución de los problemas a los colaboradores. Aquí un ejemplo de las actividades en las cuales usted puede involucrar a las personas con las cuales trabaja:

5. Mantener y mejorar el desempeño superior

Este principio debe considerarse desde dos perspectivas; la primera nos indica que los individuos que presentan un buen desempeño y no son reconocidos por ello, tienden a disminuir la calidad de su rendimiento; la segunda nos hace pensar en que el desempeño positivo en sí, no debe considerarse una virtud, es el cumplimiento de un compromiso adquirido, que además tiene una retribución contractual. La habilidad gerencial que permite desarrollar este principio logra crear un escenario en el que se reconozca un desempeño superior, no solo positivo, sino superior.

Algunas claves para desarrollar este principio:

Describa que caracteriza a un desempeño superior, es decir, que rendimiento, que tareas considera usted que exceden el desempeño positivo y se constituyen en un valor agregado a las actividades propias del cargo de la persona.

Cuestione acerca de cómo puede influir usted en el mantenimiento de un desempeño superior. ¿Qué necesita para desarrollar esas actividades de valor agregado?

Reconozca de forma personal el desempeño superior, admire el trabajo.

Busque los medios para que la organización se entere del desempeño, y busque en la medida de lo posible, que estos sean recompensados.

Recuerde tratar a las personas y colaboradores como talentos, no solo como recursos, es tarea de todos que cada persona reconozca su misión en la compañía, del mismo modo que sepa como alinear sus objetivo individuales para la consecución de los objetivos organizacionales.

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Habilidades Gerenciales - Ingenieria Industrial Online

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Las habilidades gerenciales son un conjunto de aptitudes y destrezas que le permiten a un individuo alcanzar su máxima efectividad y llevar a su equipo al máximo desempeño. Del mismo modo, le permite manejar con solvencia las distintas situaciones que se le presenten diariamente, con una comunicación efectiva incrementando la coordinación de su grupo de trabajo, lo cual se refleja en los resultados de la organización.

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Muestra las etapas del ser humano en los procesos de habilidades gerenciales.