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Lácteos la Victoria es una empresa dedicada al procesamiento de la leche, que cuenta con una planta ubicada en el Km 15 vía al sur municipio de Pasto, Nariño y con varios puntos de venta distribuidos a lo largo y ancho del departamento de Nariño. Los proveedores de la materia prima, (leche), son ganaderos del sector y el flujo básico de producción consiste en la recepción de leche, estandarizado, pasterizado, procesamiento, empaque, refrigeración y distribución. (Yánez, J. P. 2020).

Teniendo en cuenta el Artículo 2.2.1.13.2.2. Rangos para la Definición del Tamaño Empresarial, Lácteos la Victoria se sitúa en el sector comercio y se cataloga como una pequeña empresa, su actividad económica se encuentra contemplada por el código CIIU 1040 “Elaboración de productos lácteos”.

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Alcance del Sistema Integrado de Gestión

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Alcance del Sistema Integrado de Gestión

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El alcance del Sistema Integrado de Gestión se aplicará a los procesos relacionados con el procesamiento de la leche, la producción de productos lácteos y el mantenimiento tanto de instalaciones como de equipos, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos normativos y las obligaciones adquiridas por las partes interesadas, que incluyen entre otros, clientes internos, proveedores y clientes externos, que permitan garantizar la calidad en los procesos, la seguridad de sus empleados y la gestión ambiental.

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Diagnóstico de la organización basada en una lista de chequeo integrada

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Diagnóstico de la organización basada en una lista de chequeo integrada

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La lista de chequeo permite relacionar los requisitos del Sistema Integrado de Gestión que hacen referencia a las normas ISO 9001:2015, 14001:2015 Y 45001:2018 con los hallazgos evidenciados en la organización objeto de estudio.

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Riesgos y Contexto de la organización (Análisis PESTEL)

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Riesgos y Contexto de la organización (Análisis PESTEL)

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La siguiente tabla, permite identificar los aspectos más importantes que deben tenerse en cuenta para poder construir las bases del sistema de gestión de la organización identificada y que hacen referencia a aspectos políticos, económicos, social-cultural, tecnológico, ambiental y legal

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La organización ha implementado parcialmente algunos de los requisitos de la normatividad vigente para los sistemas de gestión integrados, sin embargo, se evidencian limitaciones relacionadas con la falta de políticas de apoyo para las pymes y riesgo de afectaciones por el incremento de precio de los insumos y materias primas a causa de la recesión económica que afronta el país. (Murillo, & Barragán 2020).

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En el siguiente documento se detalla el mapa de riesgos que integran los riesgos asociados al Sistema de Gestión Integrado, donde se identifican riesgos por cada sistema de gestión analizado, en este caso ISO 9001, ISO 14002, ISO 45001 Y Bioseguridad.

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Determina el origen y dependencia de los riesgos que representan problemas de importancia para la organización.

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Problemas identificados a partir de la matriz Vester

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Problemas identificados a partir de la matriz Vester

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La gráfica de la matriz de Vester nos da la opción de dar prioridad a los posibles problemas a los que se enfrenta la organización,

Dando para nuestro caso la siguiente clasificación

Problemas pasivos

Literales: A, F, L

Problemas indiferentes

Literales: G, H, M

Problemas críticos

Literales: B, C, E, J

Problemas activos

Literales: D, I, K

La clasificación da los lineamientos para el enfoque de los recursos y esfuerzos para la solución de estos por parte de la organización.

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Identificación de los stakeholders - Modelo Mendelow

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Identificación de los stakeholders - Modelo Mendelow

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La identificación de los Stakeholders también conocidos como grupos de interés, permiten determinar cuáles son los actores que tienen algún tipo de relación con la empresa objeto de estudio y como estos se pueden ver afectados ya sea de manera directa o indirecta por las decisiones que se tomen en la organización.

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Necesidades, expectativas y requisitos para el sistema integrado de gestión

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Necesidades, expectativas y requisitos para el sistema integrado de gestión

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Con base al modelo Mendelow se identifican las partes interesadas, las necesidades y/o expectativas y los requisitos SIG para la organización. En la siguiente tabla se explica de manera detallada dicha información.

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Aplicación del ciclo PHVA al proceso de integración de sistemas de gestión

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Aplicación del ciclo PHVA al proceso de integración de sistemas de gestión

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Proceso productivo de bienes o servicios y jerarquía de procesos

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Proceso productivo de bienes o servicios y jerarquía de procesos

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Proceso productivo de bienes o servicios y jerarquía de procesos. gráfica 3

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Jerarquía de procesos en la organización

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Jerarquía de procesos en la organización

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Jerarquía de proceso en la organización_Gráfica 4

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Se identifican los requisitos descritos en cada una de las normas ISO 14001, 9001 y 45001 que son similares o comunes y que se pretenden integrar, en el siguiente archivo se encuentra la tabla completa.

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Hace referencia a la identificación de los requisitos descritos en cada una de las normas ISO 14001, 9001 y 45001 que no son similares, en la siguiente tabla se observa la información detallada.

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En la siguiente tabla se relacionan los recursos empleados para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del SIG de la organización Lácteos la Victoria, dentro de estos recursos se relaciona la gestión del recurso humano, técnico, de infraestructura, legal y de bioseguridad.

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Formulación de la Política de Gestión Integral.

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Formulación de la Política de Gestión Integral.

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La organización descrita busca la mejora continua, el crecimiento empresarial, reconocimiento de marca, la satisfacción sus clientes, armonía y equilibrio con el desarrollo sostenible y económico, promoviendo ambientes de trabajo en condiciones seguras, así como el mejoramiento en la calidad de vida de sus colaboradores, por lo cual se compromete a:

Cumplir con la legislación colombiana y otros requisitos que hayan suscrito la organización en cuanto a seguridad laboral, salud en el trabajo, calidad y medio ambiente.

Asegurar la satisfacción del cliente, manteniendo la calidad de los productos generados actualmente por la organización.

Identificación de los peligros, evaluación de riesgos y la implementación de sistemas de gestión que permitan disminuir y controlar el riesgo y los peligros de las actividades en las cuales se sustenta la organización.

Prevenir e implementar programas que permitan controlar las enfermedades generadas por las actividades y accidentes laborales que pudiesen sufrir los empleados y los daños a la propiedad de la empresa y los clientes.

Implementar políticas de uso eficiente del agua y energía eléctrica.

La empresa, respalda económicamente el mantenimiento y mejora continua de su sistema de gestión integral.

NOTA: todos los empleados, contratistas y proveedores deben cumplir y hacer cumplir esta política.

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A continuación, se describe el proceso de formulación del plan de integración de los sistemas de gestión que aplican a la organización objeto de estudio, para lo cual tienen en cuenta los requisitos establecidos en los numerales 5.1 al 5.5 de la Norma UNE 66177.

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1. Formación: es muy importante la capacitación en las normas, para ejecutar de forma óptima y coherente los requisitos de índole legal solicitados para la elaboración y ejecución del SIG, teniendo en cuenta que muchas veces tras las especificaciones de las normas se esconden requisitos no vistos directamente por alguien que no está familiarizado con el lenguaje, la formación, capacitación y conocimiento sobre estas ayudaran a entender los requisitos de las mismas, así se garantizara la implementación satisfactoriamente en la organización. Se recomienda a la empresa, capacitación permanente en temas propios de las normas ISO, para garantizar la correcta elaboración del SIG, su implementación y ejecución.

2. Definición de un equipo: la implementación de un sistema de gestión es un proyecto que incluye objetivos, plazos y asignación de recursos , teniendo en cuenta esto la definición del equipo es importante, ya que la implicación del personal de la organización, es una clave para el éxito puesto que se involucraran representantes de toda las áreas quienes garantizaran la ejecución del SGI, coherente, y con oportuna y acertada comunicación, logrando que  todo el personal tenga conocimiento del SIG, lo que garantizara una óptima ejecución y divulgación entre los colaboradores.

3. Reuniones con la Alta Dirección: La implicación de la Alta Dirección de la empresa es imprescindible para el éxito de la implementación de cualquier norma. Son ellos los que tienen la autoridad, los que gestionan los recursos. Estas reuniones van a tener un doble efecto, por un lado, mantener informada a la Dirección ayudará a que sigan tan implicados como el primer día, y por el otro, el equipo de implementación verá respaldado su trabajo por las directivas lo que brindara mayor compromiso con el desarrollo e implementación del mismo. En este caso se recomienda realizar una reunión para el lanzamiento del proyecto, una a mitad del proceso de implementación y otra al final, previo a la auditoría interna, para que en toda la compañía se hable el mismo idioma en cuanto SGI y la alta dirección esté enterada de todos los    por menores y brinde su aval en los procesos desarrollados y a desarrollar.

4. Asignación de responsabilidades al equipo y capacitación del mismo: se recomienda definir claramente las responsabilidades de cada una de las personas que forman el equipo ayudará a que éste funcione más fácilmente. Además, la capacitación del mismo puede ser ejecutada por el personal que ya está capacitado y ha recibido la formación correspondiente en el tema.  También es importante Comprobar periódicamente si se cumplen las prácticas establecidas, tanto de instrucciones y procedimientos como el grado de eficacia al momento de alcanzar los objetivos que se han propuesto.

5. Análisis de la situación: es imprescindible un buen diagnóstico, para ello se recomienda realizar un análisis por procesos o por áreas entre estos es importante definir:

-Procesos que se adhieren a la norma y están documentados

-Procesos que se adhieren a la norma y no están documentados

-Procesos que no se adhieren a la norma

Se recomienda evitar el exceso de documentación, los documentos generados para el SIG deben ser los esenciales, sencillos de comprender y de fácil acceso, permitiendo así una correcta administración para el desarrollo de las actividades y mayor eficiencia en la gestión documental.

La implementación del sistema integrado debe ser vista como una herramienta de trabajo diaria y no solo una diligencia para obtener una certificación, por esta razón el compromiso es fundamental, se recomienda una buena y constante comunicación, además del conocimiento profundo de los procesos que permitan reconocer y transmitir de forma adecuada lo que se espera conseguir con el SIG. Se considera primordial contribuir al mejoramiento de la calidad de los productos utilizando los lineamientos de calidad descritos en los programas establecidos por la organización como el uso de buenas prácticas, integrando a su vez las normas relacionadas con medio ambiente y SST, Para lograr implementar un sistema de gestión, que integre todas las normas ISO y cumpla con los requisitos legales establecidos ante una certificación. Lo que potencia el reconocimiento de la empresa y aportara credibilidad a calidad de los productos ofrecidos por la misma.

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de Bogotá, C. D. C. (2020). Resolución 0000114 de 2020 de la DIAN. https://bibliotecadigital.ccb.org.co/handle/11520/26014

González, A. & ANDI. (2020, 30 abril). Cadena Láctea en Colombia. Andi. https://www.andi.com.co/Uploads/20200430_DT_AnalSitLecheLarga_AndreaGonzalez.pdf

Murillo-Calderón, F. M., & Barragán-Cuenca, M. F. (2020). Sistema de Inventarios para el control de los productos terminados de la microempresa de lácteos “La Victoria”. Veritas & Research, 2(1), 1-12. http://revistas.pucesa.edu.ec/ojs/index.php?journal=VR&page=article&op=view&path%5B%5D=17

Procolombia. (2019, diciembre). 10 pasos para exportar. https://econexia.com/es/contenidos-articulo/305/10-pasos-para-exportar. https://econexia.com/es/contenidos-articulo/305/10-pasos-para-exportar

Yánez, J. P. (2020). SISTEMA CONTABLE PARA LA EMPRESA LÁCTEOS LA VICTORIA, DEDICADA A LA PRODUCCION DE YOGURTH, DE LA PROVINCIA DE COTOPAXI, CANTÓN LATACUNGA (Bachelor's thesis, Ambato: Universidad Tecnológica Indoamérica). http://201.159.222.95/handle/123456789/1553