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Es el examen sistemático de los métodos para realiza actividades con el fin de mejorar la utilización eficaz de los recursos y establecer normas de rendimiento con respecto a las actividades que se estan realización (OIT, 1996).

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🧐 ¿Qué son los DIAGRAMAS DE PROCESO? - ¿Cómo hacer un diagrama de proceso?

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En este enlace podrás encontrar información de como elaborar un diagrama de procesos y algunos programas que pueden ayudarte a elaborarle de manera electrónica.

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Pasos para crear un diagrama de procesos

1. Entender el proceso

Lo primero que tenemos que hacer para poder diagramar un proceso es entenderlo, es decir saber qué objetivo tiene que conseguir y el camino o los pasos para lograrlo.

Comenzando por el objetivo este deberá describir el propósito o resultado del proceso, tiene cuatro elementos que lo componen:

Lo que será realizado

Los beneficiarios

Periodo de tiempo o momento en el que se realiza

Las personas que intervienen o los eventos que se generan

Un ejemplo de una descripción de objetivo para un proceso de solicitud de viáticos sería:

"Solicitar recursos económicos por el responsable de área a administración y finanzas, para cubrir un evento o encomienda que un comisionado debe realizar fuera de su lugar de trabajo, en un periodo determinado."

Por otro lado los pasos serían las actividades que se realizan para conseguir dicho objetivo.

Ejemplos de los pasos serían:

Una vez definidas las tareas o actividades identificamos quién el responsable de realizar cada una de ellas.

Continuando con nuestro ejemplo sería:

Realizar solicitud - Comisionado

Validar solicitud - Responsable de administración

Entregar recursos - Responsable de tesorería

Acudir a comisión - Comisionado

Comprobar gastos realizados - Comisionado

Validar comprobación - Responsable de tesorería

3. Seleccionar una técnica para realizar los diagramas de procesos

Como vimos existen diferentes técnicas para diagramar un proceso.

Tomar una decisión sobre cuál seleccionar es importante, sobre todo si queremos que todos nuestros procesos sean estándares y homogeneos.

Un aspecto que podemos considerar es la efectividad de los resultados con base en el costo que tiene el seleccionar determinada técnica.

Los principales componentes a considerar al calcular la rentabilidad de una notación o técnica de frente a otra son el tiempo, la calidad, la flexibilidad y la cantidad de recursos necesarios.

4. Mapear y diagramar el proceso

Finalmente habiendo hecho la tarea previa de entender el proceso, así como seleccionar la técnica de modelado, estamos listos para hacer el diagrama de procesos.

El comenzar a hacer el diagrama de procesos antes de entender el proceso, hará inevitablemente que tengamos que ajustar o rehacer el diagrama varias veces, ya que las secuencias de actividades deberán ser modificadas varias veces.

Da click en la siguiente liga y revisa toda la información del curso de mapeo de procesos.

Esto afecta a un nivel de detalle en el que se tenga que reajustar el alcance del proceso, los puntos de decisión o hasta los límites del proceso.

Así teniendo ya esta información, consideremos que seleccionamos la notación para el modelado de procesos de negocio BPMN.

Esta notación utiliza lanes o carriles para identificar a los participantes o responsables de las actividades del proceso.

De esta forma nuestro proceso considerando las actividades mencionadas y la condición de validación, quedará diagramado de las siguiente manera:

Conclusiones

Una vez que nos damos cuenta del alcance del proceso en la organización, es importante que los tengamos identificados, entendidos y documentados.

Parte de la documentación que acompaña a un proceso es su diagrama o modelo.

Son muchos los beneficios que obtenemos al diagramar nuestros procesos, de entre ellos se encuentran:

Establecer un mecanismo de entendimiento común del proceso

Permitir conocer el conjunto de actividades, condiciones (o reglas de negocio) y responsables que participan en el proceso

Facilitar el análisis, pudiendo identificar qué actividades aportan valor y cuáles no

Introducir más rápidamente a un participante del proceso a entenderlo y seguir su definición

Dar pie a que podamos mejorar nuestros procesos

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Aprende cómo crear un diagrama de procesos correctamente

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Aprende cómo crear un diagrama de procesos correctamente Un diagrama de procesos es un elemento clave para poder representar uno o más procesos de una organización. Los procesos son de gran relevancia para las organizaciones pues son considerarlos activos, es decir algo que se aprecia en valor con el paso del tiempo.